Cómo organizar una sala de reuniones paso a paso

¿Cómo debe ser una sala de reuniones? La pregunta admite muchas respuestas. Variará dependiendo de la naturaleza del negocio, los ocupantes habituales y la imagen de marca.

En definitiva, la organización de la sala de reuniones debe seguir algunos criterios básicos. Después de todo se trata de un espacio funcional. Pero, ¿qué significa eso? ¿A qué debe responder esa sacrosanta funcionalidad? Te lo contamos.

Distribución de una sala de reuniones

Elegir la correcta disposición del mobiliario en la sala de reuniones puede marcar la diferencia entre una audiencia concentrada o una dispersa.

También repercutirá en la forma en la que se perciben y fijan los contenidos. El manejo del espacio es clave si quieres transmitir una u otra sensación: poder, afabilidad, control, enfrentamiento…

Los expertos en protocolo recomiendan alguna de las siguientes alternativas:

Montaje imperial: es una de las decoraciones de oficinas más tradicionales. Consiste en una mesa grande que se ubica en el centro rodeada de sillas.

✔ Los participantes mantendrán contacto visual entre sí, puesto que se encuentran cara a cara.

✔ Resulta ideal para organizar debates, lluvias de ideas y jornadas de trabajo en equipo. 

✘ Transmite cierto enfrentamiento.

✘ No permite utilizar pizarras o pantallas.

Montaje en forma de U: en esta disposición, las mesas de oficina se colocan en forma de U con asientos siguiendo el contorno. El espacio que queda como cabecera tiene más carga de autoridad y representación, mientras que la atmósfera en general es más distendida que en un montaje imperial.

✔ Resulta ideal para las dinámicas de grupo e incluso para las comidas de trabajo, puesto que facilita el servicio.

✘ No es la más indicada para reuniones serias o el uso de proyectores, pizarras o pantallas.

Montaje tipo aula: para este uso, los muebles de oficina siguen la distribución de un clásico salón de clases. En él, las mesas largas se separan con un pasillo central. Cada mesa contará con, al menos, cuatro sillas. Frente a todas se situará el orador.

✔ Esta organización se adapta muy bien al trabajo en grupos reducidos, como también a ponencias, clases magistrales o presentaciones en las que los asistentes tengan que tomar notas. 

✘ No obstante, resulta acartonada para lluvias de ideas y procesos creativos.

Montaje de auditorio o teatro: la clásica colocación para ponencias, presentaciones de libros y discursos. En ellas, los asistentes no requieren tomar notas y se espera de ellos una actitud más bien pasiva. El frontal de la sala estará dedicado al conferenciante, que puede hacer uso de pantallas y proyectores. Es importante garantizar sillas ergonómicas para todos los asistentes, puesto que resulta imposible mantener la atención en asientos incómodos.

Amplitud y luminosidad del espacio

En la decoración de oficinas la luz es uno de los elementos cruciales a considerar. Junto con los colores, será definitoria en el bienestar de los empleados, la imagen de marca y los costos de energía. Te contamos qué debes considerar en estos tres apartados:

1. Salud laboral: una sala de reuniones ideal no solo se rige por variables estéticas. La correcta iluminacion y distribución del espacio ahorrará mucho dinero en bajas laborales. Esto se debe a que la falta de luz, el mobiliario incómodo y los espacios cerrados comprenden factores de riesgo para la salud. Los empleados pueden padecer migraña, lumbago, fatiga y estrés en entornos mal adaptados.
2. Identidad corporativa: ¿quieres que tus clientes te recuerden por tu imagen ecléctica y fresca?, ¿o prefieres una impresión más seria y comedida? La elección que hagas de los muebles de oficina será fundamental. Decántate por colores vivos, claros o pasteles para aprovechar la luminosidad natural. Los grises, rosas y beiges suelen ser las alternativas más clásicas. También puedes atreverte con el “greige”, el malva e incluso los verdes y azules claros.
3. Dinero en electricidad: mientras dure la transición energética a las renovables, los pronósticos auguran precios elevados para la corriente. La luz natural es un bien preciado, por lo que se hace idóneo tirar del vidrio, los biombos y los ventanales grandes para mantener la factura baja.

Decoración y mobiliario básico para una sala de reuniones

Si quieres tener tu oficina a punto, te contamos qué debes tener en cuenta y cuál es el mobiliario imprescindible.

Sillas y mesas ergonómicas

Como comentamos anteriormente, el asiento de los asistentes puede marcar la diferencia entre la concentración y la dispersión. Las sillas de oficina con respaldos y reposabrazos serán cómodas y visualmente atractivas.

Por otro lado, elegir correctamente las mesas de oficina transmitirá armonía al ambiente. Puedes decantarte por acabados conservadores, responsables de una imagen de autoridad y conocimiento, o bien por alternativas dinámicas y vanguardistas.

Percheros y papeleras

Para maximizar la funcionalidad de los espacios, colocar papeleras y percheros en zonas neurálgicas de tránsito le hará la vida más fácil a todos los asistentes, especialmente en épocas de frío. Opta por diseños consonantes con tu imagen corporativa, elegantes y a la vez versátiles.

Gestión de cableado

Dotar de vida al espacio implica facilitar el trabajo en él. Tus empleados agradecerán mucho disponer de powerhubs en lugares clave. Un cableado organizado facilitará la limpieza, el mantenimiento y el recambio de equipos.

Mobiliario de archivo

El almacenamiento de material de oficina no tiene que ser un dolor de cabeza. Tampoco tiene que limitarse al archivador aburrido de toda la vida.

En realidad, existe una amplia gama de opciones de almacenaje con personalidad, tanto prácticas como estéticas.

Equipos audiovisuales y otras tecnologías

Conforme las oficinas se modernizan, requerirán más tomas de corriente y de internet. En el mundo digital, las arterias eléctricas deben fluir libremente. Para una correcta disposición de equipos, los soportes para CPU y las bandejas de electrificación deben estar donde más se necesiten. Facilitarán enormemente la tarea de reorganizar espacios multifuncionales, así como las labores diarias.

Catering

La comida y la bebida son parte esencial del buen desenvolvimiento laboral. Para eventos tipo ponencia o almuerzos de trabajo, con decenas de asistentes, es crucial un despliegue de mesas apropiado. En ese sentido, es muy importante contar con espacios convenientes para alimentarse, a buena altura y fáciles de limpiar.

La sala de reuniones perfecta está bien distribuida, correctamente iluminada y cuenta con todo el equipamiento para trabajar con comodidad. Acertar con la decoración de la oficina supone un paso indispensable para un espacio bien organizado. Gracias a estos consejos, tú puedes confeccionar el lugar de trabajo soñado para clientes y trabajadores.