Cómo establecer una oficina virtual

Establecer una oficina virtual puede ser una buena herramienta para poder trabajar desde casa, tanto si lo hacemos de forma puntual como habitual. Descubre las mejores tips para crear tu oficina virtual.

Los mejores gadgets y otras formas de establecer una oficina virtual

Durante el año pasado una gran cantidad de personas abandonaron las oficinas, y se mudaron a casa para trabajar. Bien sea como freelancers, para continuar sus actividades desde la seguridad del hogar, o para formar sus propios negocios. Incluso cuando tenemos un espacio de trabajo en una oficina corporativa, es importante contar con diferentes herramientas para optimizar el trabajo.

La oficina virtual es la solución perfecta, y se ha convertido en un boom. Gracias a su visión futurista que tiene incidencia positiva en los niveles de productividad. Este tipo de espacios de trabajo te permiten gestionar actividades desde el teléfono, Tablet u ordenador, por lo que podrás estar interconectado y sincronizado sin importar dónde te encuentres.
Independientemente, necesitarás el equipo de mobiliario básico para asegurar la salud de tu cuerpo y mente. Trabajar desde casa o desde cualquier punto en el que te encuentres, no es una excusa para descuidar tu salud.
En nuestra tienda de muebles de oficina te ofrecemos asesoría de la mano de profesionales para que elijas el mobiliario adecuado y optimices tu tiempo en la oficina. ¿Qué esperas para contactar con nosotros?

Gadgets para tu oficina virtual

Probablemente te llame la atención la palabra “Gadgets”, por ello comencemos haciendo un repaso del término. Los Gadgets de oficina son dispositivos y elementos útiles que facilitan el trabajo desde cualquier parte. Y gracias a su tamaño pequeño o mediano, se pueden trasladar de un lugar a otro sin esfuerzo ni protocolo.
Son de gran ayuda para crear una estación de trabajo funcional, donde todos los elementos se enlacen de manera integral para brindar soluciones a tu empresa o negocio.

Portátil

El portátil es un elemento de trabajo que no puede faltar en la oficina virtual y que se ha convertido en un complemento irremplazable de nuestra rutina. Nos sentimos al desnudo sin esta importante herramienta, puesto que en ella respondemos correos, programamos reuniones, gestionamos tareas y revisamos archivos.

En tu portátil debes mantener un orden, y evitar sobrecargarlo con archivos ajenos al trabajo. Esto para facilitar la búsqueda de documentos. Además, los dispositivos electrónicos serán tu nueva estación de trabajo. Y por lo tanto debes mantenerlos organizados, limpios y con un diseño acorde a tus necesidades.

Auriculares

Es bastante complicado trabajar cuando existen interferencias o sonidos que afectan la concentración. Imagina que estás escribiendo un informe de tu empresa, pero las voces de las personas que no puedes evitar escuchar, hacen que en algún punto pierdas el hilo. ¡Esto es algo fatal! Y puede generar desconcentración, bloqueos de la creatividad y descenso de la productividad en tu oficina virtual.
Además, si estás en una reunión y te encuentras en la calle, te será difícil escuchar las conversaciones que se están desarrollando, debido al ruido y otros factores que dificultan la comprensión de la información.

Reloj o temporizador: necesario en tu oficina virtual

La productividad y la optimización del tiempo son dos factores que van de la mano. Si rendimos nuestro tiempo y fraccionamos las actividades en bloques, obtenemos mejores resultados para nuestro negocio o empresa.
Donde nos encontremos es necesario contar con un dispositivo para visualizar la hora, bien sea un móvil, reloj, portátil, Tablet, etc, que nos mantenga organizados respecto al tiempo que podemos invertir en cada tarea.

Incluye pendrives o memorias USB en tu oficina virtual

Un dispositivo USB es fundamental para transportar y asegurar información, y hoy día tenemos diversas opciones de almacenamiento. Son un complemento fenomenal para los cajones, bodegas o gavetas que tengas en tu despacho u oficina virtual. Además, puedes tener respaldos de la información y revisarlo en cualquier momento.

Ratón para ordenador o portátil

Cuando tenemos un ordenador es imprescindible contar con un ratón para crear una estación de trabajo adecuada, y flexibilizar las actividades. No obstante, algunas personas prefieren prescindir del mismo cuando se trata de un portátil, porque el avance de la tecnología ha hecho que nos identifiquemos mejor con el uso del táctil.
¿Tú qué Gadgets prefieres? ¿Los ratones para ordenador, o los dispositivos táctiles?

Móvil: básico en nuestra oficina virtual

No cabe duda que el móvil es uno de los Gadgets más importantes para trabajar, estudiar o entretenerse, y lo mejor es que siempre podemos llevarlo de un lugar a otro. Es nuestra mano derecha, y con este dispositivo reunimos todas las características que ofrecen el resto de herramientas.
Podemos grabar y escuchar notas de voz, programar conferencias, enlazar aplicaciones para trabajar, hacer fotos o vídeos, ver la hora, colocar recordatorios, etc. Lo mejor es que nos permite utilizar aplicaciones de trabajo en equipo en tiempo real.

Wearables

Son dispositivos electrónicos que mejorarán considerablemente nuestra experiencia en la oficina virtual, y se trata de un soporte ergonómico que garantizará nuestra salud. Son Gadgets que podemos llevar encima de una forma discreta, pueden ser auriculares, gafas, relojes, pulseras, un cinturón e incluso nuestras zapatillas.
En ellos podemos visualizar información referente al trabajo, y llevar un registro de lo que vemos, de las pulsaciones y demás valores del cuerpo, así como de nuestro nivel de energía, salud y productividad.

Aplicaciones para tu oficina virtual

Puedes utilizar aplicaciones web o para tu móvil, así como extensiones para tu navegador y mejorar considerablemente tu productividad. Recuerda que es fundamental contar con un espacio de trabajo adecuado, y nosotros te ayudamos a crear el tuyo con los mejores mobiliarios del mercado a precios insuperables. No te pierdas este interesante articulo sobre herramientas gratuitas para teletrabajar.

Google Calendar

Gratuita y una excelente opción para instalar en nuestro teléfono, lo mejor es que puedes sincronizar los datos con otros dispositivos, gracias al uso de tu correo electrónico. Puedes colocar recordatorios para eventos, reuniones o citas con clientes y socios, etc.

Zapier

Esta extensión para tu navegador, mejorará considerablemente tu experiencia. En una oficina virtual el objetivo principal es optimizar el tiempo, y es justo lo que conseguirás al emplear Zapier.
Básicamente esta útil extensión se ocupa de automatizar el trabajo que en ocasiones escapa de nuestras manos. Por ejemplo, puedes guardar copias de seguridad de tus correos en Dropbox de forma automática, lo cual es fenomenal para proteger facturas, contratos y otro tipo de información importante.

Asana

Disponible como extensión de navegador, y para dispositivos con sistema iOS o Android. Es perfecta para trabajar en equipo, fomentando canales de comunicación para tu negocio. Con esto podrás asignar tareas por grupos, establecer fechas límites, así como agregar información relacionada con este trabajo. Es una aplicación interactiva que permite que los miembros que agregues interactúen, comenten las tareas con sugerencias o instrucciones, y reciban notificaciones ante cambios o modificaciones.

Hay otras aplicaciones con las que puedes trabajar en línea y en equipo como Trello. También encuentras algunas como Self Control que se encargan de minimizar las distracciones en el entorno laboral, bloqueando redes sociales que puedan influir negativamente en tu rendimiento profesional. Todo ello mejorará considerablemente tu oficina virtual.

Mobiliario para tu oficina virtual

Mesa o soporte para portátil

Para poder tener una oficina virtual, necesitamos un despacho o estación de trabajo apropiada donde sentarnos a trabajar sin problema. Una mesa o soporte portátil serán la opción perfecta para asegurar la productividad y conseguir mejores resultados.

Siempre asegúrate que sea ergonómica, funcional y que te otorgue el espacio necesario para trabajar sin problemas. En nuestra tienda de muebles de oficina te ofrecemos servicio de transporte y montaje para que puedas adquirir cómodamente los mobiliarios que necesitas.

Silla ergonómica

Aunque trabajar de forma independiente, o gestionar tu propia oficina virtual, te permite atender asuntos desde la cama o el sofá, lo recomendable es contar con una silla ajustable y ergonómica que atienda las necesidades corporales y garantice los hábitos posturales apropiados para tu salud.
Adicionalmente, no olvides los accesorios imprescindibles para mejorar la productividad, tales como un cojín lumbar, reposapiés, reposacabezas, etc. Puedes adquirir una silla ergonómica completa con todas esas funcionalidades en nuestra tienda de muebles de oficina con garantía hasta por dos años.

Y tú, ¿ya has organizado tu oficina virtual? ¿Qué elementos y herramientas son las que más utilizas y crees que resultan más útiles? Esperamos tus comentarios y experiencias por que seguro pueden ser de ayuda para aquellos que están a punto de montar su oficina virtual.