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¿Cómo crear salas de reuniones en casa?
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Índice del artículo
Hoy te contamos cómo crear salas de reuniones en casa, algo que cada día es más habitual pues el trabajo a distancia lo ha convertido en necesario.
Cada día, más trabajamos desde casa y el trabajo a distancia se ha convertido en algo ya habitual. Pero aunque la mayoría del tiempo trabajemos solos a veces habrá momentos en que necesitemos celebrar reuniones, tanto en forma física como virtual. Para ello será necesario adecuar un espacio salas de reuniones en casa apto para estas ocasiones. Pero existen muchos tipos de reuniones desde las que son solo de la empresa, hasta las que podemos realizar con posibles compradores, clientes o proveedores. ¿Cómo dar una adecuada respuesta a todas ellas? 
Las salas de reunión son un punto estratégico en el que se tomarán decisiones importantes, se celebrarán reuniones entre el equipo o con visitantes, se plantearán las líneas estratégicas del negocio. Por ello deben ser una de las estancias en las que tengamos más cuidado a la hora de decorarlas para que resulten funcionales a la vez que inspiradoras. La sala de reuniones nos representará, así que debe ser un espacio cuidado y que invite a sentirse a gusto. Por eso debemos tener en cuenta todos los detalles desde el lugar correcto a tener a mano todo lo necesario para que cada reunión sea un éxito.
Las grandes empresas tecnológicas han puesto de moda este concepto de reuniones informales y de espacios polivalentes en los cuales igual podemos relajarnos tomando un café que reunirnos en pequeño grupo para tomar algunas decisiones no estratégicas de forma más informal y distendida. Por ello ya no se busca tanto la formalidad en las salas de reuniones y se entiende que las reuniones en casa serán de estilo más informal y también el espacio donde se realicen. ¡Y aún más si las reuniones son en casa!
Espacio específico
En primer lugar es importante destinar un espacio específico para las reuniones. A veces no disponemos de demasiado espacio pero si es bueno reservar uno concreto para ellas, de forma que en cualquier momento podamos ubicarnos en él a la hora de mantener una reunión ya sea virtual o físicamente. Además ese espacio debe estar siempre despejado y adecuado para mantener reuniones. Evitaremos llenarlo de papeles o objetos que no sea necesarios como puede pasar en nuestra mesa de trabajo o en otros espacios. Por eso es importante que tengamos un espacio específico para ello, que esté siempre listo cuando lo necesitemos. No hace falta que sea un espacio grande pero sí que contenga lo necesario.
Y si no hay más opción y debe ser en la mesa de trabajo, ten siempre presente que es tu espacio de reuniones por lo que debe estar lo más despejado posible y listo para mantener una reunión en cualquier momento. La limpieza visual ayudará a que las reuniones sean mucho más eficaces y exitosas.
Iluminación
La luz es siempre muy importante pero si mantenemos reuniones virtuales lo será especialmente ya que ayudará a hacer más agradable y mejorar la visibilidad en las reuniones. Por ello el espacio adecuado debería tener alguna ventana o salida al exterior que permita tener luz natural siempre que sea posible. También debes asegurarte de que si las reuniones son tarde hay la luz artificial adecuada al espacio para que se vea iluminado. La luz es siempre es factor primordial en decoración, ¡no lo olvides!
Decoración
Nuestras salas de reuniones expresarán mucho sobre nuestra forma de entender el mundo y nuestra filosofía como empresa por lo que debemos poner especial cuidado. Pero como hemos dicho ya no se trata de que sean tan formales ni clásicos y menos siendo un espacio dentro de casa. Pero si debemos tener claro qué verán, tanto las personas que vengan físicamente a vernos, como las que lo hagan de forma virtual. Intenta ver con sus ojos cómo se verá el espacio y adecuarlo a la imagen que quieres dar. Una buena idea es sean visibles elementos relacionados con nuestro negocio o marca, como algunos productos o el logo de la empresa. De esta forma daremos una imagen más seria y cuidada sin necesidad de que sea muy formal.
Mobiliario:
Lo ideal sería disponer de una mesa redonda o cuadrada al menos para cuatro personas. Normalmente en casa no mantendremos reuniones muy grandes. También podría servir una mesa de trabajo con sillas confidentes delante. Y dos o tres sillas cómodas en las que las personas que participen en la reunión se sientan a gusto. Se suelen usar sillas tipo confidentes o con cuatro ruedas para darles mayor movilidad y comodidad.
Conectividad
Este es un punto esencial hoy en día, pues la mayoría de reuniones serán totalmente o en parte virtuales. Al utilizar la sala debas mostrar información que esta en línea, tanto interna de la empresa como en Internet, así que es importante que la sala tenga las comunicaciones preparadas. Además la mayoría de asistentes a una reunión llevarán sus propios equipos, móviles o tablets. Por ello debemos cuidar mucho el tema de enchufes así como valorar si la sala deberá disponer de impresora, proyector, pantalla para videoconferencias y tener un WiFi de máxima calidad.
Pizarra
En la reuniones en las que discutimos ideas tipo brainstorming se necesita algún lugar visible para todos donde se pueden ir apuntando las ideas o sugerencias. Para ello una pizarra blanca o de papel sería lo ideal, ya que podremos ir apuntando las ideas. Puede estar ubicada en una pared o ser de las de cuatro patas que se pueden mover y que podremos dejar en un rincón o ocultar cuando no la estemos utilizando.
Esperamos que este articulo te ayude si estás pensando en diseñar una sala de reuniones en tu casa, al menos a tener en cuenta los elementos más importantes y básicos. Y es que nos guste o no las reuniones son parte del día a día de cualquier empresa, por más pequeña o familiar que sea. Por ello es importante pensar en las necesidades que tendremos de reunirnos de forma periódica o habitual con nuestro equipo o colaboradores. Y disponer previamente todo lo necesario para dar la imagen que buscamos y generar así confianza tanto en nuestro equipo como en proveedores y clientes. Feliz semana.
