La distribución de oficinas influye en la productividad
Índice del artículo
- Optimiza la productividad con una buena distribución de la oficina
- Según el tipo de oficina
- Cómo optimizar oficinas pequeñas
- Distribución de oficinas grandes: Aprovecha el espacio
- Oficinas colaborativas
- Distribución de oficinas: áreas de descanso
- Despachos en casa
- Tipos de distribución de oficinas
- Distribución de oficinas abierta
- Distribución de oficinas cerrada
- El mobiliario es clave en una distribución de oficinas
La distribución de oficinas de forma que aumente la productividad es cada día más una necesidad. Hoy vamos a ver algunas pautas que te pueden ser de ayuda a la hora de decidir la distribución de tu oficina.
Optimiza la productividad con una buena distribución de la oficina
Las oficinas han ido cambiando conforme las empresas cada vez son más competitivas y exigentes. Cada día se da más importancia a la distribución de oficinas. Pues si aprovechamos al máximo el espacio de nuestra oficina y hacemos una correcta distribución del mobiliario, la productividad mejorará. se busca potenciar las área de la oficina, creando espacios ideales para concentrarse y aumentar la motivación y productividad de los empleados.
Las empresas tecnológicas son un claro ejemplo de este cambio de rumbo en la distribución de oficinas. Espacios dinámicas, áreas de descanso y para reuniones y trabajar de una forma informal...todo ello va orientado a una mejora en la motivación del personal. De esta forma su identificación con nuestra empresa será mayor y su productividad aumentará. Y en ello tiene un papel clave una buena distribución de oficinas. Dando a los espacios personalidad y creando zonas adaptadas a las nuevas necesidades.
Según el tipo de oficina
Hay oficinas pequeñas, grandes, colaborativas e individuales. Cada una necesita un tratamiento diferente. Y no podemos intentar solucionar sus problemas de la misma forma. Por ello te explicamos cómo mejorar la distribución de oficina según el tipo de espacio que ocupes. De forma que introduciendo algunos cambios sea posible conseguir la mejora buscada.
Cómo optimizar oficinas pequeñas
En este tipo de oficinas lo que queremos es aprovechar al máximo cada espacio. Evitando desperdiciar ciertas áreas. La distribución de oficina pequeña incorrecta pueden generar pérdidas de tiempo, espacio y afectar a la productividad. Maximiza tu espacio creando secciones colaborativas o abiertas.
Quizás alguna pared obstruye la comunicación oportuna de tu equipo, y en lugar de brindar privacidad, se ha convertido en un obstáculo.
En estos espacios puedes incluir mesas en L, o mesas ovaladas. De esta manera tendrás todo lo que necesitas en un mobiliario pequeño, pero espacioso.
Distribución de oficinas grandes: Aprovecha el espacio
De nada sirve que tengas una empresa muy grande, con oficinas amplías, si no aprovechas esta oportunidad. Tener espacios saturados de mobiliario innecesario o desordenados, no ayudará a tu imagen ni a tu productividad.
Aprovecha la luz natural para estas áreas, y mantén todo limpio. El orden es primordial para la productividad. Si dispones de espacio asegurate de tener todos los armarios, archivadores, cajoneras...necesarios para que primer el orden en toda la empresa.
Oficinas colaborativas
Por naturaleza este tipo de oficinas pueden conglomerarse o desordenarse con facilidad. Debemos hacer una evaluación periódica de la distribución de la oficina y de cada elemento. Incluso una planta colocada en el lugar incorrecto, puede hacer que desaproveches esquinas importantes que maximizarían tu área laboral. O quizás estamos ubicando alejadas dos áreas que necesitan mayor cercanía para evitar continuas pérdidas de tiempo.
No tengas miedo de jugar con tu creatividad e ingenio. La idea es que tus empleados se conecten y puedan trabajar en equipo sin problemas. Crea un grupo por Telegram, fomenta el clima laboral adecuado y asegúrate de que el mobiliario sea oportuno para todos. La distribución de una oficina colaborativa es una herramienta más para que el trabajo sea fluido y ágil.
Distribución de oficinas: áreas de descanso
No hay nada más triste que una sala de descanso pequeña, en la que se nota que no se puso suficiente esfuerzo. Sabemos que después de leer este post, eso no te pasará a ti. Después de una jornada ardua, tus empleados necesitan poder tomar un café, almorzar o simplemente tomarse unos minutos, en un área apropiada, limpia y espaciosa. En la distribución de oficinas actual, las áreas de descanso son esenciales.
Las áreas de descanso han ido cobrando protagonismo desde que no es necesario estar en nuestro escritorio para trabajar. De esta forma son zonas donde se puede trabajar de una forma más informal y cómoda mientras se toma un café. O mantener una pequeña reunión de equipo mientras se toma un refresco. Esto aumentará sus niveles de productividad y ayudará a que se encuentren dispuestos a colaborar contigo.
Despachos en casa
Por supuesto no podemos dejar de mencionar las oficinas en casa, que tanto se han popularizado durante el 2020 y 2021. Trabajar desde casa es algo completamente normal. Y de hecho, obligatorio en ciertos casos, ahora que continúan las restricciones por COVID-19 a nivel global.
Por ello debes mantener un espacio óptimo, tranquilo y que se conecte contigo, para evitar crisis de estrés, fatiga o desánimo. Trata de tener lo esencial en tu despacho, de manera que te sientas cómodo, y que el trabajo no sature tu hogar. La distribución de oficinas en casa es también importante, no sirve cualquier lugar. Pues un espacio adecuado nos ayudará a concentrarnos y rendir más.
Asimismo, debes tener todas las herramientas a la mano. Y todo lo necesario para mantenerla ordenada y limpia. Establecer horarios de trabajo, seguir unas rutinas y pautas, etc...Aquí te dejamos el enlace a un artículo de cómo organizarnos para trabajar en casa que seguro te será de mucha ayuda.
Tipos de distribución de oficinas
La distribución de oficina variará dependiendo del tipo de empresa, las necesidades de cada puesto y el estilo de empresa. Podemos tener una distribución de concepto abierto o cerrado. Ambas son las opciones más utilizadas o una combinación de ambas. Hay espacios que necesitan privacidad, como las zonas directivas, lugares de almacenamiento, y las áreas de descanso. Y otras que pueden ser abiertas como las zonas de administración, recepción, atención al cliente...Depende mucho también de la filosofía de empresa y de la imagen que deseamos transmitir.
Distribución de oficinas abierta
Que un área requiera privacidad no es sinónimo de que debas tener un espacio cerrado, equipos aglomerados o prescindir de la luz. En el caso de las áreas de descanso es perfecto optar por ventanales y eliminar muros innecesarios. Pero también dotar el lugar de color, frases motivacionales y elementos complementarios.
En las zonas de administración y atención telefónica se opta también cada vez más por oficinas abiertas. En las que las mesas se encuentran muy cerca con algunas separaciones que proporcionan privacidad. De esta forma se fomenta la colaboración entre el personal. Pero también hay empresas que optan por tener todas las oficinas abiertas. De esta forma no se crean diferentes zonas según jerarquía y se transmite una imagen de transparencia e igualdad entre los empleados.
Distribución de oficinas cerrada
En cambio para determinadas áreas, donde probablemente tengas documentos privados o delicados, es recomendable delimitar un espacio con distribución cerrada. Por ejemplo para los despachos de cada abogado que deben atender a los clientes y debe ser confidencial.Sin embargo, que un área sea cerrada no lo convierte en una oficina claustrofóbica, todo depende de cómo juguemos con la distribución de cada elemento.
Si optas por una oficina cerrada, puedes hacer las separaciones con paneles de vidrio. Y tener cortinas o persianas para aquellos momentos que necesitan cierta privacidad. Si por el contrario, prefieres una oficina totalmente cerrada, asegúrate de que los colores son claros y luminosos en todos los espacios. De esta forma no se creará una sensación de espacios tan cerrados.
El mobiliario es clave en una distribución de oficinas
A la hora de distribuir la oficina, ten en cuenta que debes contar con el mobiliario apropiado para que tu personal se encuentre cómodo. Evita que a lo largo de la jornada los empleados se sienten saturados, irritados, incómodos o adoloridos. Esto les provocará que se distraigan, rindan menos y su motivación baje. Por ello es esencial tener en cuenta la ergonomía del puesto de trabajo. Pero también la comodidad y que el personal se sienta a gusto y que tiene todo lo necesario a mano.
Prioriza su comodidad y elige sillas y mesas cómodas. Espacios adecuados donde puedan tener todo su material de trabajo. Una buena silla ergonómica nos evitará muchos problemas a nivel de molestias de espalda, dolores de cabeza, mala circulación...Aunque parezca caro nos será compensado por la disminución en las bajas provocadas por este tipo de molestias, tan comunes en oficinas.
Así mismo tener todo a mano nos evitará continuos desplazamientos y pérdidas de tiempo. Por eso es esencial, cuando hagas la distribución de oficinas, que todo el mundo tenga espacio de almacenaje propio. Y pensar en las necesidade de cada puesto de trabajo para darle lo necesario. Si necesita tener cerca la impresora, si debe consultar el archivo definitivo de forma periódica, si debe tener una cajonera o un archivador en su puesto, etc.
Algo que seguramente obstruye la productividad en tu empresa, es que ningún empleado logra encontrar a tiempo los documentos importantes.
Invierte en espacios con la distribución oportuna, y maximiza tu oficina para que puedas sacarle provecho. A la hora de realizar la distribución de tu oficina déjate aconsejar por un especialista. De esta forma te será mucho más fácil conseguir el espacio que necesitas. Y que tu distribución de oficina ayuda a fomentar la motivación y la productividad en tus empleados.