Cómo escoger estanterias para archivar

Las estanterias para archivar son un elemento necesario en toda oficina, donde siempre tenemos muchos documentos y papeles que organizar. Si la tarea de escogerla te resulta complicada, hoy te diremos en qué debes poner énfasis.

6 consejos infalibles para elegir estanterias para archivar

Las estanterias para archivar información en la oficina son la oportunidad perfecta para solucionar los problemas de almacenaje. El almacenamiento es de gran importancia para optimizar el espacio, mantener los recursos ordenados y distribuir de manera adecuada el mobiliario y demás elementos de la oficina.

En cuanto a las estanterias para archivar es muy importante tener en cuenta su tamaño, capacidad y material de elaboración. Se trata de muebles esenciales que pueden resguardar cajas, papeles, objetos, carpetas, accesorios, y mucho más. Y en una oficina, ¡nunca pueden faltar!

No obstante sabemos que elegir las estanterias para archivar adecuadas, puede ser complicado. Si es la primera vez que realizas la compra, o si anteriormente no tuviste una buena experiencia, quizás te vengan bien unos consejos. ¡No te preocupes! Estamos aquí para ayudarte con nuestros consejos infalibles para elegir estanterias para archivar.

Hacer un plano o croquis de distribución del espacio

El espacio se ve mucho más claro sobre un plano o croquis. De esta forma nos será mucho más fácil ver dónde podemos poner las estanterias para archivar, sin que molesten al paso. Y dependiendo del espacio que disponemos podremos saber qué tipo de mueble necesitamos en cada espacio.
Nadie mejor que tú conoce las medidas de la oficina, y las oportunidades de espacio con las que cuentas. En caso de que desconozcas el espacio, puedes contactar con nosotros, contamos con diseñadores de interiores expertos en distribución de oficinas. Te realizamos un plano gratuito sin ningún compromiso para qué veas cual puede ser la mejor forma de aprovechar el espacio disponible.

Plantea que tipo de estanterias para archivar ubicar

¿Y en qué consiste hacer un plano de distribución? Vas a hacer un repaso de la oficina y a evaluar los puntos donde podrías ubicar tu estantería para archivar. Además tomarás medidas para evitar complicaciones en el futuro.
Siempre es una excelente opción ubicarlas en una pared o en una esquina. De esta forma despejamos el resto de la oficina y no corremos el riesgo de tropezarnos con la estantería durante la jornada de trabajo.

Hacer un croquis también ayudará a que no tapes conectores o enchufes eléctricos ni tampoco ventanas. Y a que las estanterias para archivar no choquen con las puertas. Asimismo, para colocarla dentro de los cubículos o entre pasillos, es importante que no obstruyan la movilidad. Pueden ser una buena forma de dividir espacios como en la foto superior. Si prevés todos estos factores podrás encontrar la estantería para archivar perfecta e instalar un sistema de almacenaje conveniente. Algo que te hará la vida en la oficina mucho más fácil.

Estética, limpieza y organización

El segundo consejo es cuidar la pulcritud y estética de las estanterias para archivar., Es decir, comprometerte a limpiar el mobiliario periódicamente, para evitar que los clientes se lleven una mala impresión. Especialmente si son estanterias abiertas. Si sabes que será imposible que todo esté bien ordenado, opta por estanterias cerradas con puertas. De esta forma el espacio siempre lucirá bien.

La estética también cuenta, es muy importante que observes cómo luce la estantería y si combina con tu identidad corporativa. Ten cuidado durante la elección de colores, texturas, y acabados, para obtener una estantería para archivo que encaje en el espacio. Asimismo, puedes tener una estantería para archivar según importancia, información o elementos.
¡Es muy fácil!

En una estantería de alta importancia puedes colocar las copias u originales de los contratos, permisos, papeles legales e historial de clientes. Esta puede disponer de llave y estar cerrada. Mientras que en una estantería de menos relevancia puede ir el papel, bolígrafos, y documentos por firmar. Y no es necesario que lleve llave de seguridad.

Las necesidades de cada puesto

Valorar previamente las necesidades de cada puesto será algo que te ayudará mucho a la hora de escoger los tipos de estanterias para archivar. Asigna espacio a cada persona para que pueda tener tanto su material personal como el archivo que su puesto requiera. Y piensa dónde ubicar el archivo de largo plazo de forma que no sea demasiado lejos ni se pierda mucho tiempo cada vez que se necesite consultar algo.

Para elegir almacenaje debemos identificar las necesidades corporativas. Si estás buscando un mobiliario para almacenar información delicada, privada o confidencial, lamentablemente las estanterias para archivar y otros muebles de concepto abierto, no son para ti. Es conveniente que busques estantes o cajones cerrados.

Las estanterias para archivar son perfectas para almacenar objetos, carpetas, papeles e información en general que queremos tener a la mano. Permiten despejar las mesas y organizan visualmente las áreas de trabajo.
Cada empresa cuenta con expectativas y necesidades específicas que precisan soluciones directas. Una estación de almacenaje es una opción para abordar cada aspecto imprescindible.

En los puestos individuales se colocan cajoneras o bucs que también pueden contar con una parte de archivo. Este será el lugar perfecto para guardar el material de trabajo, los objetos personales y el archivo más inmediato. Así tendremos a mano y siempre listo el material de uso diario.

Calidad y seguridad

Antes de comprar las estanterias para archivar asegúrate de comprobar su calidad. Comprueba que está elaborada con materiales firmes que garanticen la seguridad de los objetos a guardar. Las estanterias de baja calidad se deterioran más rápido, y necesitan ser reemplazadas a corto plazo. Así que no te saldrá a cuenta.
Además, también es importante que el estante para archivar garantice la protección de la información de agentes externos como el polvo, la humedad, animales y el sol. Pero también que pueda soportar el peso que le aplicaremos. La documentación pesa mucho y los estantes de baja calidad acabarán combándose o cediendo. Es mejor invertir un poco más para asegurar que tenemos archivo para mucho tiempo.

Presupuesto de las estanterias para archivar

Siempre hacemos hincapié en calcular la cantidad monetaria disponible previo a comprar un mobiliario. Es un consejo que cuidará el presupuesto de tu empresa y te guiará al momento de seleccionar la mejor estantería para archivar. No es recomendable que elijas una estantería de bajo coste, si esto implica sacrificar el diseño y calidad de la misma. Pero siempre es bueno tener un presupuesto que nos sirva de orientación y nos ayude a ceñirnos y no gastar demasiado.

Ignífugos

Los muebles ignífugos son aquellos que protegen la información de inundaciones e incendios, ya que cuentan con protección térmica. Así durante situaciones inesperadas o de emergencia, resguardan la información. Puedes apoyarte utilizando archivadores y estantes con estas características para la documentación más importante de tu empresa.

En caso de que desees archivar productos o sustancias tóxicas, es recomendable tener una bodega ventilada o contar con cajones especializados. Las estanterias que se encuentran al descubierto no son aptas para este tipo de almacenaje.

Esperamos que este artículo te ayude a elegir las mejores estanterias para archivar en cada caso. Y tú, ¿apuestas por las estanterias abiertas o prefieres los armarios cerrados para guardar tu documentación? Cuéntanos tu experiencia.