¿Cómo organizar una oficina?

Hoy te contamos cómo organizar una oficina de forma eficiente y ágil para tenerlo siempre todo a mano. Y es que en una oficina con equipos bien distribuidos y ordenada será mucho más fácil trabajar, seremos más productivos y nuestra concentración mejorará.

En este artículo te explicamos cómo organizar tu oficina para maximizar la productividad. Con estos consejos podrás sacar el máximo rendimiento de tus empleados y fomentar el trabajo en equipo. Y es que en una oficina ordenada será mucho más fácil trabajar, seremos más productivos y nuestra concentración mejorará. En nuestro blog ya explicamos otros temas como los mejores colores para pintar tu oficina. Es una tarea que puede parecer no tener importancia, pero la organización del trabajo y de nuestra oficina nos ahorrará tiempo y problemas. Será mucho más fácil encontrar la documentación que necesitamos y los empleados estarán más cerca de quiénes necesitan. También tendremos más espacio para trabajar y nos será más fácil pensar en un espacio ordenado... Por eso vamos a ver algunos aspectos de cómo organizar una oficina para que no se convierta en una tarea imposible. Todo lo que hay en nuestra oficina desde la mesa hasta el sistema de archivo debe estar pensado para ayudarnos a trabajar con comodidad. Y especialmente atención debemos poner en el orden. Evitar tener papeles encima de la mesa si no los estamos utilizando. O tener solo el material de escritorio que realmente necesitamos. ¡ Veamos cómo organizar una oficina!

¿Qué implica organizar una oficina?

Organizar una oficina implica tener en cuenta el espacio que disponemos y distribuirlo de la mejor manera posible. Desde los muebles a la iluminación o la documentación y material a utilizar. Puede parecer muy complicado pero es solo cuestión de ir por partes. Debemos planificar lo que vamos a necesitar para poder trabajar con comodidad y todo a mano. No solo la mesa y la silla si no los elementos para guardar documentación como bucs, cajoneras, armarios... Dependiendo del espacio y de la cantidad de documentación que necesitemos necesitaremos más o menos espacio de archivo. También debemos pensar cómo organizar la documentación tanto la diaria como el archivo que vamos generando. Papel, bolis, lápices, celo….el material de oficina que usas a diario tienen que estar a mano y juntos. Es importante que cada cosa tenga su lugar y cada vez que la uses la coloques en el mismo sitio. Ten el material necesario y un poco más pero con moderación. Todos tenemos material que no queremos que esté siempre a la vista. Nos será muy útil tener una cajonera con cajones de distintos tamaños en la que podamos guardar todo antes de irnos. Los cajones pueden tener organizadores interiores que también son muy útiles para  ordenar elementos pequeños. Un espacio ordenado hará que trabajar nos resulte más fácil.

Cómo organizar los equipos de trabajo en la oficina

Organizar los trabajadores en la oficina por departamentos o por proyectos es una decisión estratégica que requiere un análisis y depende de las metas y la estructura de la empresa. La organización por departamentos agrupa a los empleados según su especialización o función, como marketing, finanzas o desarrollo de productos. Esto fomenta la eficiencia y la profundización en áreas específicas, facilitando la gestión y la supervisión. Por otro lado, la organización por proyectos reúne a equipos multidisciplinarios enfocados en objetivos específicos. Esta modalidad promueve la colaboración, la innovación y una rápida adaptación a cambios. Cada proyecto puede incluir personas de diferentes departamentos, lo que permite una perspectiva más amplia y una combinación de habilidades. La elección entre estos dos enfoques depende de las necesidades de la empresa, la naturaleza del trabajo y los objetivos a largo plazo. Algunas empresas optan por un modelo híbrido, combinando ambos enfoques para maximizar las ventajas de cada uno.

¿Cómo ordenar los papeles de la oficina?

En una oficina se llegan a acumular muchos papeles, por eso es importante tenerlos bien organizados. Lo mejor es clasificarlo por uso: diario, habitual o esporádico. Debemos tener solo encima de la mesa la documentación que estemos usando. En segundo lugar tener a mano la que necesitamos en el día a día. Y finalmente, tener en archivos el resto de documentación que usamos menos frecuentemente. Se suele utilizar una cajonera con archivo para guardar estos documentos de uso diario. O bien un clasificador con diferentes compartimentos encima de la mesa. De esta forma estará a mano pero ordenado. Existen diferentes tipos de archivadores de documentos para elegir. Los archivadores de cajonera también se utilizan para el resto de documentación que necesitamos consultar de forma más o menos continúa, aunque no sea cada día. Los archivadores definitivos es donde pondremos la documentación archivada que solo debemos consultar de forma esporádica. Y que no necesitamos tener a mano. Se pueden guardar en armarios. Dependiendo de la frecuencia de consulta se pueden guardar en nuestra oficina o en algún otro lugar cercano. Gracias a la tecnología hoy en día ya no es necesario imprimirlo todo pero aún así generamos mucho papel. Asegúrate de descartar cada día la documentación que no necesitas. Una vez por semana haz limpieza de todo lo que puede ir a la basura. Si somos constantes y organizados esto nos evitará perder tiempo en buscar documentación.

¿Cómo se debe mantener la organización en una oficina?

La principal regla para mantener una oficina es tener sólo aquello que sea imprescindible. En este caso menos es más y sobre todo cuando se trata de un espacio pequeño. Es muy importante que revises periódicamente la cantidad de elementos que tienes. Elimina todo lo que no necesitas realmente. Hacer limpieza es una buena manera de ordenar nuestras ideas y ver qué necesidades tenemos. Ponte la obligación de hacer limpieza una vez a la semana. Debes ser consecuente,  síguela a rajatabla. Cada semana debes eliminar todo lo que ya no necesitas. Aprovecha para revisar si debes ampliar el espacio de archivo. También es el momento de pasar a documentación definitiva lo que ya no necesitas a diario. De esta forma liberarás espacio en tu mesa.  Ponte una estricta norma de hacerlo. El viernes antes de irte puede ser un buen momento. O el lunes a primera hora. Así empezarás la semana con una mesa despejada y tus ideas fluirán mejor.

¿Cómo colocar los escritorio en una oficina?

Lo más importante a la hora de disponer el escritorio es pensar en la luz que tendremos. La luz natural aporta muchas ventajas por eso se recomienda poner el escritorio cerca de una fuente de luz natural. Si no, asegúrate de que está bien iluminado. Esto nos ayudará mucho a la hora de trabajar y evitará dolores de cabeza y molestias. En casa puedes poner la mesa bajo una ventana o cerca de ella para así aprovechar la luz natural. En los despachos se suele poner el escritorio frente a la puerta de entrada de forma que al recibir visitas estemos de frente. Si necesitas atender visitas en tu mesa, asegúrate de colocar la mesa de forma que las veas llegar y tengan espacio para sentarse frente a ti. Pero lo más importante es asegurarnos de que tenemos el espacio adecuado para trabajar. Piensa donde es más cómodo tener la cajonera en tu día a día o si necesitas un archivador amplio junto a la mesa. ¿Qué movimientos tendrás que hacer durante tu jornada para consultar documentación? Lo mejor a la hora de diseñar una oficina es dejarse aconsejar por un especialista. En Ofiprix te haremos una distribución de espacios sin ningún compromiso de compra por tu parte. De esa forma podrás ver cómo quedará tu oficina  antes de decidirte.

¿Cómo organizar una oficina pequeña?

Hoy en día la mayoría de oficinas son pequeñas. Los espacios son cada día más justos y es necesario pensar muy bien la distribución. Conseguir tener todo lo que necesitamos en un espacio reducido puede ser un reto. Siempre hay más espacio del que crees. Se puede conseguir espacio extra aprovechando rincones y colocando cajoneras bajo la mesa. Zonas que en principio pueden parecer perdidas pero a las que seguro podremos sacarle rendimiento. En una oficina pequeña se hace aún más necesario tener en cuenta cómo organizar una oficina bien, pensando en los detalles. Pensar que es verdaderamente necesario en nuestro día a día y eliminar todo lo superfluo. ¡No necesitas 25 bolis ni folios para un año! Reduce también los objetos personales, escoge uno o dos y que si son útiles aún mejor. Por ejemplo una taza que a la vez nos sirva para tener los bolis. Si quieres puedes consultar algunos de los consejos que te dimos para organizar una oficina pequeña. ¡Seguro que te serán muy útiles!