Consejos para trabajar a distancia

Vamos a revisar los consejos para trabajar a distancia que te pueden resultar más útiles. Tanto si eres una empresa como un empleado el teletrabajo necesita un tiempo de adaptación y aprender nuevas rutinas pero seguro que podrás conseguirlo.

Para nadie es un secreto que el teletrabajo es la modalidad que ha ganado terreno en el ámbito empresarial durante los últimos tiempos. Sin embargo, esto no quiere decir que de un día para otro ya sea posible que una empresa envíe a sus empleados a trabajar a distancia.

Con la guía para trabajar en remoto paso a paso vimos cómo una empresa puede empezar a trabajar a distancia con poco esfuerzo. En esta guía encontrarás la información que necesitas para lograr tu objetivo. Además de consejos útiles para una rápida puesta en marcha.

Consejos para trabajar en remoto

Trabajar en remoto no resulta sencillo, pero trae consigo muchas ventajas que se pueden aprovechar desde el día #1. Ahorro de tiempo, disminución de gastos y mejoras en la calidad de vida son algunos de los beneficios que puedes obtener al trabajar fuera de la oficina.

Ya sea cumpliendo un rol de freelancer o trabajando bajo dependencia, la comunicación con las otras partes es vital para el alcance de los objetivos. Pero también para optimizar los niveles de productividad y para garantizar la fluidez de las cargas de trabajo. Para ello puedes aprovechar herramientas como Slack, Twist, Skype y Google Hangout. Estas son ideales no solo para comunicación escrita, sino para mantener la costumbre de mirarse a las caras en reuniones y videoconferencias.

Trabajar a distancia paso a paso para empleados y freelancers

Iniciar procesos de teletrabajo implica la participación de todos. Por lo que no es una responsabilidad inherente solo a las empresas o a los empleados por cuenta propia. Por ello, contar con una hoja de ruta para trabajar en remoto paso a paso beneficia también a quienes trabajan en modalidad freelance.

Vamos a ver algunas de las cosas que debes tener en cuenta antes de empezar a teletrabajar. Cómo debes asegurarte de contar con el entorno, los medios y las herramientas necesarias para que tu labor sea lo más eficaz posible.

Escoge un lugar adecuado para trabajar a distancia

Más allá de las condiciones del sitio, cómo teletrabajar. Se trata de decidir si trabajarás como si te encontraras de vacaciones viajando por el mundo, en una sede de coworking o en el hogar. Decidido esto ya podrás tomar en cuenta las condiciones físicas del espacio. Debes tener en cuenta la iluminación, el tamaño del espacio y otros aspectos prácticos. Así como las modificaciones que necesites hacer en tu entorno o tus medios técnicos para facilitar tu labor.

Organiza tu espacio de trabajo si te decides a laborar desde casa. Lo ideal es que cuentes con una habitación destinada a ello. O, al menos, con un espacio dentro de una habitación equipado, organizado y acondicionado para trabajar a distancia.

Selecciona una mesa y silla ergonómicas.

Luego del espacio, este es el requisito más importante. Es indispensable contar con mobiliario que te permita mantener la postura correcta y desempeñar tus labores con total confort. Así como una buena silla ergonómica que esté pensada para permanecer largas horas sentados.

De acuerdo con la norma UNE-EN ISO 9241, los usuarios de puntos de visualización de datos deben contar con una serie de requisitos ergonómicos. Estos les permiten trabajar sin correr riesgos de sufrir dolencias asociadas al cuello, la espalda, los ojos y extremidades. Ya que el constante contacto con estos equipos en posturas incorrectas o inadecuadas durante períodos prolongados puede causar una larga lista de molestias.

Por ello, lo ideal es que las empresas cumplan con los requisitos planteados en esta norma. Así mismo esta normativa debe ser tomada en cuenta por quienes se desempeñan como freelancers para cuidar su salud corporal. Estos requisitos nos informan de la importancia de contar con una mesa y silla con el tamaño, altura y diseño adecuados para el puesto de trabajo. también al trabajar a distancia.

Escoger el software y las herramientas de trabajo remoto.

Esto implica, entre otros aspectos seleccionar aquellas que se adapten mejor a las actividades que se van a realizar. Existen programas y plataformas para apoyar diversas áreas de trabajo. Desde el diseño, área legal, contable y administrativa a otras más generales. Herramientas recomendadas para mantener un buen ritmo de trabajo y aumentar los niveles de productividad del equipo.

Además de estas plataformas de trabajo, es ideal contar con un programa que permita el ingreso remoto al ordenador de la oficina. De esta forma puedes trabajar en remoto y tener todo siempre al alcance de un click. Programas como AnyDesk, LogMeIn y TeamViewer resultan indispensables para trabajar de forma estable y cómoda.

Algunas herramientas que pueden resultar muy útiles para trabajar a distancia:

AnyDesk es un programa de origen alemán diseñado para el establecimiento de comunicación remota entre ordenadores personales. Puedes descargarse directamente desde un navegador. Y se configura a través de una contraseña que permite el acceso a los diferentes equipos conectados.

LogMeIn es un programa ideal para el desarrollo de colaboraciones grupales en grandes proyectos. Se trata de un software de pago con 2 semanas de prueba gratis ideal para pequeñas, medianas y grandes empresas.

TeamViewer es uno de los programas de trabajo remoto más reconocidos del mercado. A través del cual es posible compartir escritorios, controlar actividades entre ellos, además de realizar reuniones en vivo con el resto del equipo. Aunque se trata de un software privado, se puede descargar desde un navegador e instalarse en los equipos.

Escritorio remoto de Windows forma parte del sistema operativo. Por lo que solamente se requiere su activación y configuración en los equipos que cuentan con este sistema. Es muy útil para facilitar el ingreso a otros equipos que se encuentren autenticados en la red.

X2Go es un software de código abierto con diversas funciones. Entre ellas la posibilidad de establecer acceso remoto aún con problemas de conectividad. Puede usarse con diversos sistemas operativos de forma segura, ya que la información se transmite a través de un protocolo SSH.

Establece un horario de trabajo.

Porque conciliar la vida laboral y la vida familiar o del hogar a veces no resulta fácil. Sea que vivas solo, con familia o compañeros de hogar puede afectar alguno de los dos aspectos si no se busca crear un equilibrio entre ambos. Delimita tu tiempo de trabajo, respétalo y haz que las personas con las que cohabitas también lo hagan. Trabajar a distancia no debe suponer que nuestro horario se alargue indefinidamente.

De igual manera, procura respetar dichos horarios de actividad. Evita trabajar tiempo extra o atender detalles laborales fuera del horario destinado para ello. Asimismo, es recomendable contar con un número telefónico para atender asuntos de trabajo además de tu número personal. Así evitarás usar tu teléfono privado para actividad laboral.

Haz pausas para descansar

Asimismo, no olvides tomar descansos o pausas de al menos 5 minutos cada cierto tiempo. Es bueno que te levantes a tomar agua, a preparar un café o a intercambiar algunas palabras con las personas que te acompañan en casa. Esto puede resultar beneficioso para tu cuerpo y para mejorar la productividad. Atrévete a tomar tu laptop una mañana y sentarte a trabajar a la orilla del mar o mientras disfrutas de un poco de sol en tu terraza. Y, sobre todo, no olvides distraerte y compartir con otras personas. Conciliar el trabajo y el hogar puede resultar perjudicial para ti y en consecuencia, mermar tus niveles de productividad.

Trabajar a distancia paso a paso para gerentes de empresas

Es evidente que, cuando a trabajar en remoto se refiere, cada una de las partes debe cumplir con una cuota de responsabilidad distinta. Lo ideal es que cada quien ponga su grano de arena para que los objetivos de la empresa puedan cumplirse tal y como si el equipo de trabajo se mantuviera compartiendo espacios físicos.

En el caso de los líderes y empresas, es parte de su responsabilidad brindar herramientas tangibles e intangibles a sus equipos. Para de esta forma asegurar el logro de los objetivos de forma oportuna, productiva y segura para todo el equipo. Por ello, se debe planificar cada paso inherente a esta modalidad de trabajo antes de ponerla en marcha.

Generar conciencia en el equipo sobre la modalidad de trabajo en remoto.

Generalmente, en las empresas cohabitan personas de distintas edades, preferencias y cualidades. Por ello no resulta raro que entre los colaboradores haya personas a las que les resulte complicado cambiar la rutina de ir a la oficina. Otras que necesiten ir a la oficina para desligarse de los asuntos del hogar y ser productivos. Y otros que quizás necesiten a un líder o superior que les impulse cada rato a lograr sus objetivos.

Para todos los colaboradores, los líderes deben organizar reuniones para crear conciencia, brindar apoyo, exponer directrices y soluciones que generen confianza y seguridad en el equipo de trabajo. No es recomendable iniciar un proceso de transición entre una modalidad de trabajo presencial a trabajo en remoto si no se tiene confianza en las aptitudes de los equipos que conforman la organización.

Redefinir o unificar los objetivos cuando se trabaja a distancia

Será necesario reevaluar los objetivos pautados a corto, mediano y largo plazo por la empresa. Y lograr que estos se acoplen a la nueva modalidad de trabajo. Por ejemplo, concretar proyectos fuera de las fronteras del país en lugar de realizar inversiones en expansiones o en la apertura de nuevas sucursales. Se trata de dirigir el enfoque hacia el logro de metas menos asociadas al ámbito presencial y más hacia la transformación y crecimiento tecnológico de la organización.

Proveer equipos a sus colaboradores.

Porque este es uno de los factores que pueden influir en el nivel de productividad de los miembros del equipo. La empresa debe costear gastos por la adquisición de equipos tecnológicos para llevar a cabo sus funciones laborales en remoto. O al menos facilitarlo de forma que el equipo puede tener todas las herramientas necesarias.

Teniendo esto en cuenta, resulta un deber de los líderes empresariales proveer a sus colaboradores de los equipos necesarios para trabajar desde casa de la misma manera en que pudiesen hacerlo desde la oficina. Quizás se trate de un gasto considerable. Sin embargo, el monto desembolsado puede retornar a la empresa en un mediano plazo, dejando de ser un gasto para reflejarse como una inversión.

Proveer las herramientas necesarias

De igual manera, lo ideal es que los líderes se preparen de forma anticipada para ubicar las mejores herramientas tecnológicas,. Así como aplicaciones, programas y software para trabajo remoto que mejor se acoplen a la naturaleza y razón de ser de la organización. Esto es algo que nos será de gran ayuda también para ver si el trabajo está siendo productivo y hacer un seguimiento de las tareas.

Existen herramientas como Trello, ideales para organizar el trabajo y mantener en constante revisión la productividad y el cumplimiento de metas. Active Collab para gestionar archivos y proyectos. También pueden contar con Asana, ideal para reforzar la comunicación y el trabajo en equipo. Así como la gestión de tareas y otras funciones. Lo ideal es adquirir un servicio Cloud para respaldar a buen recaudo los resultados de esos proyectos desarrollados fuera de la oficina.

También existen herramientas gratuitas muy óptimas como Google Drive, Zoom y Sesame Time para trabajar a distancia. Estas además de contar con versiones gratuitas, son ideales para organizar diversos aspectos administrativos de la empresa. Pero también para realizar videollamadas, videoconferencias y mantener un flujo de comunicación ameno y oportuno con el equipo de trabajo.

Resulta imprescindible destacar que, estas herramientas y programas informáticos también cuentan con una regulación enmarcada específicamente en la UNE-EN ISO 9241. En ella se prevé que aquellos que no cumplen con los requisitos ergonómicos mínimos pueden afectar a quienes los usan, causando problemas visuales y sobrecargas mentales. La ventaja es que la mayor parte de los programas digitales cumplen con estas normas técnicas.

Mantener el contacto con sus colaboradores.

Realizando encuentros frecuentes durante los horarios de trabajo, pautando su hora con anticipación y dando un previo aviso a todos los colaboradores para que se conecten de forma sincronizada. Estas reuniones cortas pueden realizarse a días intermedios o cada día antes de iniciar la jornada si se considera necesario. La meta principal de estas es organizar y delegar las actividades del día. Y evitar que trabajar a distancia suponga un distanciamiento mental con nuestros objetivos y empresa.

Realizar reuniones al finalizar la semana laboral también puede resultar importante y gratificante para todos los miembros por diversas razones. Estas son ideales para mantener un buen flujo de comunicación. Y se pueden realizar con el objetivo de revisar y analizar los resultados de la semana, los puntos débiles y destacar los logros alcanzados.

Auditar y optimizar los procesos al trabajar a distancia

En definitiva, la transición entre el cambio de modalidad de trabajo y la adaptación de los colaboradores a los nuevos procesos puede ocasionar algunos errores, deficiencias o fallas en la primera fase de la implantación del trabajo remoto. Sin embargo, es posible mermar estas fallas monitoreando los procesos. Así cpomo evaluando el desempeño de los colaboradores y manteniendo un alto nivel de fluidez en la comunicación en los equipos de trabajo.

Cuando la fase de adaptación de los colaboradores esté superada, será más sencillo alcanzar la optimización de los procesos y actividades. Y podremos lograr cada vez mejores niveles de productividad en torno a los objetivos a largo plazo de la organización. Es cuestión de ir paso a paso y utilizar la gran cantidad de medios que tenemos a nuestra disposición para lograrlo.