Trucos para optimizar el tiempo de trabajo en la oficina

Optimizar el tiempo de trabajo en la oficina es todo un reto que hoy te contamos cómo puedes afrontar. Por qué en el día a día hay muchas distracciones que debemos evitar si queremos ser realmente productivos.

Aprende a optimizar el tiempo de trabajo en la oficina

La rutina de trabajo que interiorizamos puede mejorar la productividad y la dinámica en el entorno laboral. Construir un entorno y equipo productivo, es como levantar un edificio, debemos ir colocando ladrillos y poco a poco irá tomando forma.

No obstante, hay algo que puede derrumbar esta torre de progresos, y son los ladrones de tiempo. Esos agentes externos, como el ruido, las personas que nos visitan inesperadamente, navegar en Internet durante horas de trabajo, etc. Pero también aquellos internos, como la desmotivación, cansancio y problemas de concentración.

Optimizar el tiempo de trabajo para disponer de nuestro propio tiempo

Sea cual sea tu problema para ser productivo en la oficina, seguro puedes combatirlo si aprendes a optimizar el tiempo de trabajo. Míralo desde este punto de vista: cuando perdemos tiempo a la hora del trabajo por revisar redes sociales, hablar con compañeros o simplemente porque nos encontramos bloqueados, también interrumpimos las horas de descanso y recreación. Porque acumulamos trabajo que en ocasiones debemos llevar a casa y al final nos quitamos tiempo a nosotros mismos.

¡No dejes que esto te suceda a ti! Aliméntate bien, descansa adecuadamente, aprovecha tus horas de entretenimiento. Y procura atender los signos de ansiedad, estrés o desmotivación, que pueden estar afectando tu rendimiento laboral. Optimizar el tiempo de trabajo puede ser la clave para poder disponer de nuestro propio tiempo libre.

Muchas veces no nos damos cuenta que al perder tiempo durante la jornada laboral lo que hacemos es alargar las horas de trabajo. Si en el tiempo laboral consigues optimizar tu rendimiento y acabar todo el trabajo pendiente, esto beneficiará a tu tiempo fuera de la oficina. Lo cual es importante porque te permite desconectar, relajarte y disfrutar de tus pasiones, familia y amigos. Todo ello redundará en un beneficio de salud tanto mental como física. Por ello es crucial optimizar el tiempo de trabajo.

Claves para optimizar el tiempo de trabajo en la oficina

Cuidado con los ladrones de tiempo y los vampiros emocionales

Los vampiros emocionales son aquellos que nos succionan la energía sin que nos enteremos, obstaculizando el rendimiento laboral. Pueden ser personas, problemas personales, situaciones que escapan de nuestro control, insomnio, etc. Protege tu energía, pues esto afectará directamente tu trabajo y la calidad del mismo.

A su vez estos vampiros emocionales se pueden convertir en ladrones de tiempo, y eventualmente lograrán que acumules estrés y pendientes.
¿Cuáles son los ladrones de tiempo? Básicamente todo lo que pueda distraerte y entorpecer el desarrollo de tu trabajo. Son los enemigos de la organización, y te invitan a desperdiciar el tiempo en vano.

Hay muchas formas de perder el tiempo, y de poner en riesgo la concentración. Entre ellas recibir clientes que no se encontraban en la lista, o dejar un trabajo a medias para atender otra actividad. ¡Ten cuidado! Esto puede hacer que cometas errores. Por ejemplo, si llevas el inventario de una empresa, lo recomendable es que cuentes con apoyo humano para realizar las tareas. De manera que lleves los procesos en orden y termines tu trabajo a tiempo. Optimizar el tiempo de trabajo es clave para conseguirlo.
Evita utilizar redes sociales, el teléfono o evita conversaciones cuando estés trabajando. Si desempeñas un cargo de alta responsabilidad, lo mejor es contar con un ayudante que se encargue de otras actividades, como responder el teléfono, organizar las citas, recibir clientes inesperados, etc. Cuando inicies una actividad asegúrate de que dispones del tiempo necesario para acabarla y concéntrate en ella.

Trázate metas y tiempos

Para optimizar el tiempo de trabajo es vital que las actividades tengan un tiempo asignado realista. De forma que sepas cuando te llevará acabarla y qué podrás realizar en tu jornada laboral diaria. Traza metas diarias, semanales, quincenales o mensuales, y pon tiempos para realizar las actividades. Sé amable contigo mismo, y sobre todo, sé honesto.

¿Puedes terminar un proyecto de mil páginas en un día? Seguramente no.
Poner esa responsabilidad sobre tus hombros solo generará estrés y ansiedad, lo conveniente es seleccionar plazos realistas y organizarte para cumplir con los mismos. Y iniciar las actividades cuando dispones del tiempo y la concentración necesarias para hacerlas. Si sabes que en media hora tienes una reunión, no inicies una acción que deberás dejar a medias. Aprovecha para realizar alguna tarea más corta y irte con la satisfacción de haberla acabado.

Haz un plan de organización

Hoy día tenemos a la mano infinidad de recursos para organizarnos, tales como herramientas de Google y otros buscadores, la agenda del teléfono, to do list, calendarios, Excel, etc. Optimizar el tiempo de trabajo es mucho más fácil.¿Cómo podemos utilizarlas? ¡Sencillo! Trata de tener una agenda virtual o física organizada, pulcra, y resalta con colores aquellas actividades prioritarias.

También puedes hacer una lista o to do list, con las actividades pendientes e ir tildando aquellas que completes. Esto te motivará y te hará sentir más cerca de tu meta.Usa pizarras en las oficinas, post it con recordatorios, y la herramienta de Excel que es sumamente útil para organizar una lista de tareas pendientes. En páginas como Slides Go puedes encontrar plantillas de agendas y de cuadernos de organización que te salvarán la vida.
Incluso puedes descargar agendas de Pinterest y editarlas en las notas de tu Tablet, para planificarte mejor. ¡ Aprovecha todos los recursos disponibles para mejorar tu productividad!

Descansa: Optimizar el tiempo de trabajo te ayudará a tener tiempo de desconexión

Dividir el tiempo en bloques, es la mejor manera de priorizar nuestras actividades. Especialistas en el área de gestión de tiempo, recomiendan hacer las actividades prioritarias primero y postergar aquellas con un plazo de tiempo más amplio. Así como asignar una fecha y un orden a cada cosa. Esto nos ayudará a culminar exitosamente todo lo que nos propongamos.

Hay diferentes maneras de organizar el tiempo, pero todo dependerá de cómo te sientas mejor. Cada uno tiene un sistema de organización que le ayuda a explotar su productividad. Puedes asignar bloques de tiempo en los que trabajes dos horas y descanses cinco minutos, e incluir una hora de descanso y comida.También puedes realizar primero aquellas actividades que te parezcan más difíciles, o revisar primero papeles y luego responder correos.

Por otro lado, hay empleados que se concentran mejor cuando fragmentan las actividades complicadas, y trabajan mediante tareas pequeñas o el alcance de metas. Cada vez que termines una tarea puedes darte un incentivo, como unos minutos para descansar, levantarte a caminar un poco, o simplemente prepararte una taza de té. Los descansos en el trabajo también son importantes, como te contábamos en este artículo.

Opta por los procesos automáticos para optimizar el tiempo de trabajo, siempre que puedas

Si te encuentras muy ocupado, la tecnología está de tu parte. Puedes automatizar mensajes de respuesta para correos, páginas web, Whatsapp, mensajes, llamadas, etc. Esto te ahorrará tiempo, y puedes aprovecharlo para poner en espera a los usuarios en línea cuando te encuentres colapsado o a bordo de ciertas actividades que requieren precisión. Todo lo que pueda hacerse de forma automática, evita hacerlo de forma manual. Verás que ganas mucho tiempo diario solo con este pequeño cambio.

Aliméntate bien

Al igual que descansar es necesario para recargar energía, alimentarte adecuadamente es fundamental para rendir en el trabajo. La mejor manera de optimizar tu tiempo, es cultivando hábitos que te ayuden a motivarte, así como a evitar el cansancio e irritación. A la hora de comer debes tomarte el tiempo necesario para hacerlo y tomar una alimentación equilibrada. Así mantendrás mucho más tiempo tu rendimiento.

Invierte en Mobiliario funcional

Procura tener una estación de trabajo acorde, donde tengas todos los elementos de oficina a la mano, esto evitará interrupciones y distracciones fatales. Ten una silla adecuada, una mesa espaciosa y cajones de almacenamiento acordes a tu carga laboral. La ergonomía en la oficina es vital para nuestro bienestar y ayuda a nuestro rendimiento y concentración. Piensa que estás invirtiendo en tu bienestar cuando adquieres una silla ergonómica que te ayude a evitar los problemas de espalda y derivados de una mala postura.

Esperamos que estos trucos puedan ayudarte. A todos nos ha pasado que sentimos que las veinticuatro horas del día no son suficientes, y que si pudiéramos pedir un deseo, sería duplicar las horas para descansar más, tener espacios de relajación y culminar el trabajo en un día.
Pero como esto no es posible, lo recomendable es gestionar el tiempo adecuadamente, para optimizar la productividad.

En nuestra tienda de muebles de oficina nos encargamos de la planificación de espacios para maximizar el rendimiento de tu oficina. Diseñar para ti un lugar que desarrolle tus niveles de productividad, concentración y creatividad será todo un placer. Y tú, ¿qué haces para optimizar el tiempo de trabajo? Comparte con nosotros tus trucos.