La estrategia de las 5s en la oficina

January 2019|

Productividad y trabajo en equipo

| Escrito por: ofiprix

La estrategia de las 5s en la oficina te puede ser muy útil  y ayudarte para que tu día a día sea mucho más fácil y eficiente. Porque disponer de un puesto de trabajo ordenado, organizado y limpio es mucho más importante de lo que crees.

¿Has oído hablar de la estrategia de las 5s? Si tu respuesta es no, entonces este artículo te va a interesar. Si tu puesto de trabajo es un caos, no está limpio, te es difícil encontrar lo que buscas… tu trabajo se resiente de ello pues pierdes tiempo y eficacia cada día.

Por eso la estrategia de las 5s te puede ser muy útil y ayudarte para que tu día a día sea mucho más fácil y eficiente. Y es que disponer de un puesto de trabajo ordenado, organizado y limpio es mucho más importante de lo que crees.

Las 5s es un método sencillo pero efectivo que te ayudará a conseguir mejores resultados pero también a estar más motivado. A continuación te explicamos como funciona.

¿Que és la estrategia de las 5S?

Las 5s es un programa desarrollado por Toyota en Japón para conseguir mejoras duraderas en el nivel de organización, orden y limpieza en el puesto de trabajo. El objetivo era buscar una mayor eficiencia y también  aumentar la motivación del personal.

Y es que disponer de un puesto de trabajo ordenado, limpio y bien organizado, es vital para mejorar las pérdidas de tiempo, los desplazamientos innecesarios y reducir errores y además ayuda a que el personal esté más motivado y trabaje en mejores condiciones. ¡Todo son ventajas!

Cada una de las “S” hace referencia a una acción a realizar para implantar este método: Clasificación, Organización, Limpieza, Estandarizar y Seguir Mejorando.

  • Seiri: Clasificar y descartar
  • Seiton: Ordenar
  • Seiso: Limpiar
  • Seiketsu: Estandarizar
  • Shitsuke: Sostener el proceso, disciplinar

Seiri (Clasificar y descartar)

En el puesto de trabajo siempre tenemos muchas más cosas de las necesarias, por eso el primer paso debe ser clasificar los materiales necesarios para el día a día. Conserva solo lo que sea necesario; lo demás se separa y se deja en un lugar de almacenamiento transitorio.

De este lugar de almacenamiento transitorio, luego se descartará todo lo que no sea necesario y se guardará lo que pueda servir para otros puestos de trabajo, incluso el material de oficina repetido.

De esta forma liberamos espacio tanto en el puesto de trabajo como en nuestra mente pues tenemos solo lo imprescindible. Una vez seleccionado lo imprescindible se puede hacer un inventario de lo necesario para ese puesto de trabajo y de esa forma controlar que siempre lo tengamos a mano. Para mantener tu oficina bien ordenada debes tenerlo todo a la vista. Así de un solo vistazo podrás saber cuántas cosas tienes.

Seiton (Ordenar)

En este caso el lema sería “Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio”. A los elementos que no se retiraron y que se consideran necesarios se les asigna un lugar concreto en el espacio de trabajo.

De esa forma siempre sabemos dónde estará y ahorramos tiempo buscando los elementos. Y de forma que siempre sepamos si tenemos o nos falta de cada material y podamos reponerlo en caso de ser necesario.

De esta forma se pierde mucho menos tiempo buscando cada material para que luego resulte que no nos queda. Para marcar la ubicación de cada elemento se utilizan etiquetas, señales o lo que consideremos que nos ayudará a la forma de tenerlo claramente localizado en su espacio.

Si desde el principio le asignas a cada cosa un lugar determinado, todo será mucho más fácil a la hora de ordenar y a la hora de encontrar los objetos. Cada vez que las uses las vuelves a colocar en el mismo sitio de esa forma te resultará mucho más sencillo trabajar y encontrar los elementos que necesitas en cada momento.

Seiso (Limpiar)

La limpieza debe formar parte de nuestra rutina de trabajo. Por un lado porque debemos eliminar la suciedad del puesto de trabajo y tenerlo siempre lo más limpio posible. Pero también porque de esa forma identificaremos antes cualquier problema y localizaremos todo rápidamente.

Hacer limpieza una vez por semana e ir eliminando todo lo innecesario que hemos acumulado nos ayudará a tener mayor claridad mental y a estar más motivados.  También es muy importante que revises periódicamente la cantidad de elementos que tienes y que elimines todo lo que no necesitas realmente.

muebles de despacho para trabajar desde casa

Seiketsu (Estandarizar)

En este paso estandarizamos el puesto de trabajo de forma que se pueda distinguir claramente cuando algo no va bien en el puesto de trabajo. El objetivo es mantener los tres primeros pasos de forma que no haya objetos innecesarios, este todo organizado y limpio.

A simple vista debemos ser capaces de ver si hay algún problema y corregirlo. Es algo que puedes hacer al llegar cada día a la oficina, echas un vistazo ves que está todo bien y te pones al trabajo. O si detectas un problema, debes decidir en qué momento le dedicarás tiempo a solucionarlo (debes limpiar, tienes que descartar cosas o debes volver a ordenarlas)

Shitsuke (mejora continua)

Y es que las 5s no se acaban nunca, deben seguir siendo aplicadas en el tiempo y de esa forma estamos en un proceso de mejora contínua. La disciplina para seguir aplicándolo y que no se pierda en el tiempo es muy importante. Porque el éxito de su implantación nos proporcionará un espacio de trabajo mucho más agradable, más motivación y una sensación de satisfacción personal y que se notará también a nivel general. Por ello mantener en el tiempo las 5s se vuelve una necesidad.

Y es que si consigues poner en práctica estas ideas, tendrás un espacio de oficina mucho más ordenado y claro y tu trabajo te lo agradecerá. No somos conscientes de lo difícil que es trabajar con un montón de objetos llamando nuestra atención sobre nuestra mesa o por nuestra oficina.

Todo ello afecta a nuestra concentración y rendimiento y además nos estresa y provoca una sensación desagradable aunque no seamos conscientes de ello. Con la estrategia de las 5s conseguiremos olvidarnos del desorden, la suciedad y el exceso de objetos, pero es necesario ser constantes y mantenerlo en el tiempo con un poco de dedicación diaria.

Beneficios de la estrategia de las 5s en la oficina

La estrategia de las 5s en oficinas aporta beneficios visiblemente importantes. Además de contribuir a que los colaboradores cuenten con espacios y escritorios organizados y, en consecuencia, con un ambiente agradable y ligero; esta estrategia es muy beneficiosa para optimizar niveles en torno a los indicadores de gestión del departamento y de la organización, así como los procesos vitales para la actividad de la empresa.

Aplicando las 5s en la oficina será posible percibir una mejora en la imagen de la empresa y su marca; resulta útil para causar la mejor impresión tanto en sus clientes internos como externos. Asimismo, la carga negativa generada en el ambiente por el desorden y la desorganización será fácilmente reemplazada por un ambiente laboral más ameno y fluido.

Implementar el proyecto 5s en oficinas origina consecuencias totalmente positivas en todos los procesos vitales de la organización, siendo posible evitar de forma oportuna la ejecución de acciones erradas y, en consecuencia, el retrabajo que tantas pérdidas ocasiona a las empresas.

Con la estrategia 5s será posible cumplir con mayor confianza y compromiso los plazos pautados para cada labor; controlar mejor el inventario de materias primas y de productos terminados, al igual que otros procesos relacionados con la producción y la productividad de la organización.

Las cinco eses son una estrategia que te permitirá avanzar significativamente como empresa, como equipo y como persona; las actividades realizadas bajo este programa se realizan con un mayor nivel de eficiencia y calidad, dentro de un espacio de trabajo acogedor, seguro y orientado hacia la excelencia.

Objetivos de la estrategia de las 5s en la oficina

El programa de las 5s oficina presenta objetivos bastante puntuales que se cumplirán de forma natural si se implementan de manera disciplinada cada una de las fases que conforman esta estrategia japonesa.

El objetivo principal de este programa es contribuir con mejoras significativas en el desarrollo de los procesos y tareas desde la optimización de las condiciones de trabajo. Como consecuencia, habrá evidentes cambios y ajustes en la forma tradicional de hacer las cosas, pero también se percibirán resultados positivos asociados a dichos cambios.

Cada fase de la estrategia de las 5 s abarca un espacio en torno a la creación de lugares de trabajo seguros con condiciones óptimas que reflejarán beneficios en diversos aspectos del desarrollo de la organización.

Un entorno organizacional que fluye de forma disciplinada bajo el programa de las 5s podrá establecer como uno de sus objetivos disminuir los niveles de riesgo laboral, prevenir la ocurrencia de accidentes, estimular el buen ánimo de los colaboradores y reforzar su sentido de pertenencia partiendo desde la limpieza y el orden.

Quizás no sea posible notarlo a corto plazo, pero a mediano y largo plazo será posible percibir los beneficios asociados a la disminución de gastos como consecuencia de la implementación del programa, para el cual mejorar el rendimiento y la productividad de las organizaciones es otro de sus objetivos primordiales.

Importancia de la estrategia de las 5s en la oficina

Las empresas que implementan estrategias de las 5 s lo hacen con el objetivo de contar con espacios organizados y proveer de un entorno acogedor a sus colaboradores. Sin embargo, la importancia de este programa trasciende aquellos beneficios que, a simple vista, pueden percibirse.

La estrategia de las 5s está orientada hacia el logro de la excelencia, la calidad, la productividad y las mejoras continuas partiendo desde la organización de los espacios para mejorar la fluidez de los procesos.

Es importante la implementación de esta estrategia en cualquier empresa; sin duda alguna, generará beneficios. Pero, para las empresas que ameritan minimizar sus costes de producción de forma saludable, desean minimizar la rotación de personal desde el afianzamiento de su sentido de pertenencia y compromiso empresarial; así como mejorar considerablemente aspectos como la productividad, el trabajo en equipo, la seguridad e higiene este programa debe ser implementado a la brevedad posible.

Ejemplos de la estrategia de las 5s en la oficina

Cada organización, así como cada departamento que la compone presenta diversas necesidades en torno a la mejora de sus procesos en pro de maximizar sus niveles de rendimiento, productividad y rentabilidad. En este orden de ideas, es necesario destacar que un ejemplo de aplicación de las 5s en una oficina quizás no abarque todas las áreas que pueden mejorarse con este programa.

Sin embargo, en el caso de las oficinas cuando se trata de la fase Seiri, se puede iniciar eliminando documentos vencidos, mobiliario que no resulta útil y demás objetos que entorpecen los procesos.

En la fase Seiton, es necesario organizar el mobiliario de acuerdo a las necesidades presentes en la oficina; procurando hacerlo de la forma más práctica posible para facilitar la movilidad y la comunicación entre los colaboradores.

En la fase Seiso, se debe procurar la incorporación de todas las pautas de ergonomía, higiene y seguridad industrial necesarias. Así como realizar una limpieza profunda del área de trabajo, tanto a nivel colectivo como a nivel personal sobre lo que cada colaborador tiene en su espacio de trabajo.

La fase Seiketsu es la más apropiada para generar hábitos de mantenimiento con el fin de hacer más fácil la detección de posibles objetos que se encuentren fuera de su lugar establecido; así como la posible ocurrencia de errores que se puedan subsanar de forma oportuna.

En la última fase, Shitsuke, se debe procurar la creación del hábito, la adaptación de los colaboradores a la implementación de esta estrategia; así como el trabajo disciplinado en conjunto en torno al programa para obtener el máximo provecho de su implementación. De esta forma, podría convertirse en una pieza clave parte de la cultura organizacional de la empresa.

Esperamos que este artículo te anime a ponerte manos a la obra y mejorar tu entorno de trabajo. Feliz semana.

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