La estrategia de las 5s en la oficina

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La estrategia de las 5s en la oficina te puede ser muy útil  y ayudarte para que tu día a día sea mucho más fácil y eficiente. Porque disponer de un puesto de trabajo ordenado, organizado y limpio es mucho más importante de lo que crees.

¿No has oído hablar de la estrategia de las 5s? Pues este artículo te va a interesar. Si tu puesto de trabajo es un caos, no está limpio, te es difícil encontrar lo que buscas… tu trabajo se resiente de ello pues pierdes tiempo y eficacia cada día. Por eso la estrategia de las 5s te puede ser muy útil y ayudarte para que tu día a día sea mucho más fácil y eficiente. Y es que disponer de un puesto de trabajo ordenado, organizado y limpio es mucho más importante de lo que crees.

Las 5s es un método sencillo pero efectivo que te ayudará a conseguir mejores resultados pero también a estar más motivado. A continuación te explicamos como funciona.

¿Que és la estrategia de las 5S?

Las 5s es un programa desarrollado por Toyota en Japón para conseguir mejoras duraderas en el nivel de organización, orden y limpieza en el puesto de trabajo. El objetivo era buscar una mayor eficiencia y también  aumentar la motivación del personal. Y es que disponer de un puesto de trabajo ordenado, limpio y bien organizado, es vital para mejorar las pérdidas de tiempo, los desplazamientos innecesarios y reducir errores y además ayuda a que el personal esté más motivado y trabaje en mejores condiciones. ¡Todo son ventajas!

Cada una de las “S” hace referencia a una acción a realizar para implantar este método: Clasificación, Organización, Limpieza, Estandarizar y Seguir Mejorando.

  • Seiri: Clasificar y descartar
  • Seiton: Ordenar
  • Seiso: Limpiar
  • Seiketsu: Estandarizar
  • Shitsuke: Sostener el proceso, disciplinar

Seiri (Clasificar y descartar)

En el puesto de trabajo siempre tenemos muchas más cosas de las necesarias, por eso lo primero de todo es clasificar los materiales necesarios para el día a día. Conserva solo lo que sea necesario. Lo demás se separa y se deja en un lugar de almacenamiento transitorio donde luego se descartará todo lo que no sea necesario y se guardará lo que pueda servir para otros puestos de trabajo, sea material de oficina repetido.

De esta forma liberamos espacio tanto en el puesto de trabajo como en nuestra mente pues tenemos solo lo imprescindible. Una vez seleccionado lo imprescindible se puede hacer un inventario de lo necesario para ese puesto de trabajo y de esa forma controlar que siempre lo tengamos a mano. Para mantener tu oficina bien ordenada debes tenerlo todo a la vista. Así de un solo vistazo podrás saber cuántas cosas tienes.

Seiton (Ordenar)

En este caso el lema sería “Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio”. A los elementos que no se retiraron y que se consideran necesarios se les asigna un lugar concreto en el espacio de trabajo. De esa forma siempre sabemos dónde estará y ahorramos tiempo buscando los elementos. Y de forma que siempre sepamos si tenemos o nos falta de cada material y podamos reponerlo en caso de ser necesario.

De esta forma se pierde mucho menos tiempo buscando cada material para que luego resulte que no nos queda. Para marcar la ubicación de cada elemento se utilizan etiquetas, señales o lo que consideremos que nos ayudará a la forma de tenerlo claramente localizado en su espacio. Si desde el principio le asignas a cada cosa un lugar determinado, todo será mucho más fácil a la hora de ordenar y a la hora de encontrar los objetos. Cada vez que las uses las vuelves a colocar en el mismo sitio de esa forma te resultará mucho más sencillo trabajar y encontrar los elementos que necesitas en cada momento.

 

Seiso (Limpiar)

La limpieza debe formar parte de nuestra rutina de trabajo. Por un lado porque debemos eliminar la suciedad del puesto de trabajo y tenerlo siempre lo más limpio posible. Pero también porque de esa forma identificaremos antes cualquier problema y localizaremos todo rápidamente. Hacer limpieza una vez por semana e ir eliminando todo lo innecesario que hemos acumulado nos ayudará a tener mayor claridad mental y a estar más motivados.  También es muy importante que revises periódicamente la cantidad de elementos que tienes y que elimines todo lo que no necesitas realmente.

muebles de despacho para trabajar desde casa

Seiketsu (Estandarizar)

En este paso estandarizamos el puesto de trabajo de forma que se pueda distinguir claramente cuando algo no va bien en el puesto de trabajo. El objetivo es mantener los tres primeros pasos de forma que no haya objetos innecesarios, este todo organizado y limpio. A simple vista debemos ser capaces de ver si hay algún problema y corregirlo. Es algo que puedes hacer al llegar cada día a la oficina, echas un vistazo ves que está todo bien y te pones al trabajo. O si detectas un problema, debes decidir en qué momento le dedicarás tiempo a solucionarlo (debes limpiar, tienes que descartar cosas o debes volver a ordenarlas)

 

Shitsuke (mejora continua)

Y es que las 5s no se acaban nunca, deben seguir siendo aplicadas en el tiempo y de esa forma estamos en un proceso de mejora contínua. La disciplina para seguir aplicándolo y que no se pierda en el tiempo es muy importante. Porque el éxito de su implantación nos proporcionará un espacio de trabajo mucho más agradable, más motivación y una sensación de satisfacción personal y que se notará también a nivel general. Por ello mantener en el tiempo las 5s se vuelve una necesidad.

Y es que si consigues poner en práctica estas ideas, tendrás un espacio de oficina mucho más ordenado y claro y tu trabajo te lo agradecerá. No somos conscientes de lo difícil que es trabajar con un montón de objetos llamando nuestra atención sobre nuestra mesa o por nuestra oficina. Todo ello afecta a nuestra concentración y rendimiento y además nos estresa y provoca una sensación desagradable aunque no seamos conscientes de ello. Con la estrategia de las 5s conseguiremos olvidarnos del desorden, la suciedad y el exceso de objetos  pero es necesario ser constantes y mantenerlo en el tiempo con un poco de dedicación diaria. Esperamos que este artículo te anime a ponerte manos a la obra y mejorar tu entorno de trabajo. Feliz semana.

La estrategia de las 5s en la oficina
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A Perez

Interior Designer at Ofiprix
Interiorista en Ofiprix. Mis estudios son tan variados como mis gustos: historia, marketing y interiorismo . Me podréis encontrar siempre con un libro en las manos. Si no, estaré de viaje buscando inspiración en algún pequeño rincón, porque no hay nada como descubrir nuevos lugares y nuevas gentes para abrir la mente y conocerse a uno mismo mejor. Mi terapia de shock es reír mucho cada día, tomar litros de cafeína y hacer un trabajo que me apasiona. Desde aquí daré mi punto de vista sobre el diseño de interiores. Espero vuestros comentarios, sugerencias,...me encantará leeros y comentar ideas!

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1 Response

  1. Maria yolanda sanchez sanchez dice:

    Me encanto eso de las 5s
    Ahora me Siento bien ya que creí que era execiba compulsiva en querer tener orden en mi oficina y limpieza , muchas gracias

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