¿El trabajo del futuro es el trabajo en remoto?

October 2020|

Teletrabajo

| Escrito por: ofiprix

Los avances tecnológicas han abierto todo un nuevo mundo en cuanto al trabajo y las oportunidades de negocio y empleo. El trabajo en remoto es ya una realidad y más en las circunstancias de pandemia que estamos viviendo actualmente. ¿Pero es el trabajo del futuro?

Para muchas empresas y sus empleados los avances tecnológicos se han convertido en el medio para transformar la forma de hacer las cosas. Pero también de comunicarse, expresarse, trabajar y cumplir metas. Está claro que este modo de llevar las rutinas laborales trae consigo muchos beneficios asociados. Aunque también conlleva temores, incertidumbres e inseguridades el trabajar a distancia para todas las partes,

El trabajo en remoto implica toda una serie de retos y mejoras. La flexibilización es una oportunidad pero también es un reto para la responsabilidad y la productividad. Se necesita contar con equipos, infraestructura y herramientas tecnológicas con las que las empresas deben proveer a sus empleados. Para sí poder desarrollar sus labores aunque no se encuentren localizados en una oficina en la sede de la organización.

Actualmente, una empresa no necesita disponer de una oficina física para desarrollarse, crecer y mantenerse a flote. Y esto es gracias a la tecnología, que permite llevar a cabo desde casa o desde otros espacios actividades que hace décadas se realizaban únicamente entre las cuatro paredes de una oficina. Los avances tecnológicas han abierto todo un nuevo mundo en cuanto al trabajo y las oportunidades de negocio y empleo.

Trabajo en remoto en equipo desde un espacio de coworking

Trabajar de forma remota no implica únicamente trasladar la oficina a la casa. Desde hace algunos años personas visionarias y profesionales han dado origen y forma a un nuevo modelo de negocios llamado coworking. A través del coworking facilitan a otros profesionales un espacio cómodo, amueblado y equipado con toda la tecnología necesaria para llevar a cabo proyectos, compartir ideas y crecer profesionalmente en casi cualquier lugar del mundo.

Estos espacios ofrecen muchos beneficios a sus coworkers. Entre ellos tarifas accesibles para tener un espacio propio en el cual trabajar. Ya sean equipos de trabajo completos que requieren una sala de juntas o un par de socios que se dan cita para concretar proyectos. Pero también para un profesional que acude a estos espacios para trabajar de forma ordenada, más creativa y productiva.

grandes superficies de trabajo en equipo para estimular la productividad

También es una buena solución si el trabajo en remoto complica la conciliación de la vida laboral con la vida personal y familiar. Alquilar un espacio de coworking puede resultar una buena solución. Y traerá consigo beneficios que no se consiguen entre las paredes de una empresa ni entre la rutina diaria del hogar. Además resultará más profesional recibir visitas en un lugar adecuado y preparado con todo lo necesario.

No teletrabaje tanto, teletrabaje mejor

Contar con un espacio de coworking significa contar con una puerta a nuevas oportunidades. En estos espacios se procura fomentar relaciones entre los miembros. Se encuentran en el mismo espacio personas con mucho talento y visiones novedosas con nuevas ideas. Esto puede representar interesantes oportunidades para formar parte de nuevos proyectos, encontrar nuevos servicios y crecer tanto personal como profesionalmente.

Cómo medir el desempeño en el teletrabajo

Para las empresas el hecho de amoldarse al trabajo en remoto puede ser una causa de incertidumbre y temor. Ante la imposibilidad de ver al empleado para poder controlarlo continuamente. Es cierto que en el ámbito profesional cada empleado es dueño de sus actos y debe ser responsable de la organización de su tiempo para alcanzar los objetivos asociados a su labor. Cada empleado presenta características distintas y, en algunos casos, es necesario contar con la figura de un supervisor para lograr verdadero rendimiento.

Aun así, hoy en día no es necesario ver a un trabajador para controlarlo. Existen programas y sistemas enfocados a la medición de la productividad individual o colectiva, de forma sencilla y eficiente. Por ejemplo, plataformas como WorkMeter. Esta permite que tanto empresas como empleados puedan reconocer sus niveles de rendimiento y administren mejor su tiempo. Además les puede ayudar a mantener su ritmo o a mejorar su rendimiento. Incluyen herramientas útiles para que las empresas se decidan a trabajar en remoto con total confianza.

Software para evaluación del desempeño

Las herramientas y software para evaluación de desempeño nos sirven también para mejorar. Nos señalará los posibles fallos y nos sirven para premiar los avances y motivar a los empleados. Porque les ayudan a trabajar enfocándose en optimizar su rendimiento sin mermar la calidad de su trabajo. Serán útiles para medir los niveles de productividad, orientar a los empleados para mejorar sus hábitos de trabajo y aprovechar los recursos de forma positiva. Pero también a rastrear el tiempo dedicado a cada tarea, trabajar de forma organizada y crear listas de tareas. Para de esta forma lograr el mayor rendimiento de las personas y del equipo de trabajo. Todo ell podemos lograrlo por medio de aplicaciones como EffiWork, Trello, Connecteam, entre otras.

A través de las herramientas para organizar el trabajo es posible gestionar muchas tareas. Desde planificar proyectos a compartir ideas o definir estrategias. Pero también elaborar listas de tareas, compartir archivos y contar con la colaboración del equipo completo sobre un mismo archivo. Todos pueden realizar cambios y observarlos en tiempo real. Es también posible facturar y entablar conversaciones con clientes y proveedores. Dando una cercanía y rapidez en el servicio que será muy positiva. Pero sobre todo nos permite trabajar en el cumplimiento de metas. Fomentando la productividad y la optimización del rendimiento, lo cual significará una mejora de la rentabilidad para la organización.

Comunicación contínua

Contar con herramientas tecnológicas para gestionar las actividades y para comunicarse en línea de forma clara e inteligible es la clave. Tener la capacidad de reunir un equipo y trabajar aunque se encuentren separados por muchos kilómetros de distanci. Así como para mantener a salvo toda la información con la que se trabaja día a día. De forma que sea posible evitar errores que impliquen la pérdida de los avances y posibles retrasos en la entrega o culminación del proyecto. Mientras que somos capaces de medir el rendimiento del equipo y evaluar su desempeño. Todo esto ayudará a la organización a decidirse por el trabajo en remoto con total confianza.

El trabajo en remoto puede implicar que todos o solo algunos de los colaboradores se encuentren fuera de la oficina. Puede que alguno se encuentre en una sucursal internacional mientras el resto se encuentra trabajando en remoto o dentro de la organización. Esto nos da una gran flexibilidad que debemos aprovechar en nuestro favor.

Trabajar por objetivos

Otro modo eficiente de trabajo en remoto se enfoca en la implementación de estrategias de trabajo por objetivos. A través de estos objetivos se puede fomentar el trabajo en equipo. Pero también trabajar con fechas pautadas que se deben cumplir. Y incluir alicientes y estímulos para los empleados con mayores índices de rendimiento y productividad.

Si se trata de la implementación de estrategias de trabajo por objetivos, la ubicación no es importante. Ya no resulta obligatorio ver al trabajador sentado en su oficina trabajando para obtener buenos resultados. Y es posible organizar las actividades de cada colaborador del equipo a distancia. Así aprovechamos las herramientas de teletrabajo para gestionar archivos, para realizar videollamadas o videoconferencias compartida. Y también gestionamos la conexión de forma segura a la empresa a través de herramientas de acceso remoto. También es posible delegar funciones entre cada miembro del equipo y controlar su realización.

Cómo organizar a los empleados en el trabajo en remoto

El importante papel del líder de equipo

Aquí los líderes de equipo tienen un papel muy importante. Los líderes de equipo deben ser los encargados de velar por que se cuente con las herramientas tecnológicas y ofimáticas necesarias. Es importante que todos los colaboradores cuenten con la atención necesaria para no sentirse excluidos. Debemos también considerar los cambios horarios dependiendo de las regiones en que se encuentre cada miembro del equipo. Especialmente en la coordinación de las videollamadas y conferencias virtuales. Y es esencial proveer al equipo de herramientas de gestión. Con ellas cada miembro podrá estar al tanto de los avances que se realizan sobre el proyecto que se está desarrollando.

Debemos asegurarnos de que el equipo cuenta con herramientas para comunicarse, para hacer videoconferencias y llamadas cada cierto tiempo. La comunicación sigue siendo vital. Estas reuniones virtuales pueden ser una vez a la semana o dos veces al mes para atender detalles puntuales y fijar tiempos de entrega. O cada vez que lo necesitemos pues es una herramienta que nos permite mucha flexibilidad. Aunque es bueno tener unas citas ya previstas.

Mesa Juntas Work

Información debe fluir

Entre las prioridades de los líderes de equipo debe estar mantener informado a su equipo en todo momento. También dar prioridad a los colaboradores que se encuentren en zonas geográficas más alejadas. Para facilitar su tarea y hacer que la sincronización del equipo sea la mejor posible. Y entre otras responsabilidades fomentar la comunicación, la interacción y la colaboración entre todos los miembros del equipo. ¡Tarea nada fácil!

Lo ideal es contar con herramientas para comunicarse a distancia. Es esencial que todos los colaboradores cuenten con plataformas o programas como Skype, Zoom, Google Meet. U otro que se ajuste a las necesidades y características del equipo. Llevar a cabo convenciones organizadas cada cierto tiempo será de gran ayuda. Ya sea para tratar temas sobre la gestión de los proyectos que se están desarrollando. O para aclarar dudas colectivas y así, aprovechar la oportunidad para conocerse un poco como equipo.

Trabajo en remoto parcial

Si la naturaleza de la empresa lo permite, organizar un sistema de teletrabajo parcial también es una buena solución. Así se puede reducir la jornada presencial y flexibilizar los horarios de trabajo en la oficina. Esto puede ayudar a que los miembros de la organización mantengan el interés y el entusiasmo. También evitará que el cambio de la jornada laboral presencial a trabajo en remoto les resulte muy abrupto. Y permite aprovechar la oportunidad de encontrarse físicamente en la organización. Así podremos evaluar el desempeño o realizar capacitaciones entre otras actividades de retroalimentación entre los colaboradores y la organización.

Ventajas y desventajas del trabajo en remoto para las empresas

Ventajas de trabajar a distancia

El trabajo en remoto es recomendable para empresas pequeñas y medianas así como de startups. Implementar el teletrabajo nos permitirá mantener jornadas laborales flexibles y evitar, entre otros gastos, los relacionados principalmente con la infraestructura. Estos costos representan desembolsos constantes de dinero que pueden ser invertidos en el crecimiento de la empresa. Es una buena idea mientras se alcanza la estabilidad y la rentabilidad suficientes para costear el gasto de una sede física. Y nos podremos evitar los gastos asociados a la adquisición de mobiliario, materiales y demás artículos de oficina. Para ello debemos asegurarnos de que la mayoría de los proyectos se desarrollen de forma digital.

La implementación del teletrabajo aportará también otras ventajas a la empresa. Empezando por poder ampliar el abanico de opciones cuando se trata de reclutar y seleccionar personal calificado. La ubicación geográfica ya no representará un impedimento. Podremos conseguir que el personal esté más motivado, ya que este tipo de trabajo les da mayor flexibilidad horaria. De este modo les será más fácil compaginar vida laboral y familiar.

escoger entre mesas redondas y cuadradas para la oficina

El trabajo en remoto puede influir en la salud de nuestros colaboradores. El teletrabajo puede influir positivamente en la salud de las personas. Pues se reducen en gran porcentaje los accidentes laborales, incluidos los accidentes de tránsito cuando el empleado se encuentra en camino a la oficina o de regreso a casa. También se ha demostrado que mejora su alimentación al estar en casa y poder cocinar sus propios alimentos. Lo que reduce el consumo de alimentos preparados o comida rápida para volver cuanto antes al trabajo.

Desventajas del teletrabajo

Sin embargo, existen otros riesgos a la salud tales como: fatiga visual, estrés, entre otros asociados a la salud mental. Esto es consecuencia de la imposibilidad de conciliar la vida laboral en el hogar o concentrarse en las labores diarias por encontrarse en un espacio distinto a la oficina. Asimismo, el empleado puede verse afectado físicamente a mediano o largo plazo como consecuencia de cumplir jornadas completas frente al ordenador, sin realizar ningún tipo de ejercicio.

Como consecuencia del auge del trabajo en remoto, se han ideado soluciones para evitar incidentes de salud y riesgo asociados a esta modalidad de trabajo. Entre ellas se debe requerir para teletrabajar contar con un espacio adecuado. Un espacio correctamente iluminado, amueblado con una silla y una mesa con características ergonómicas para cuidar la postura y la posición corporal. De la misma forma que disponemos de ellas en la oficina, debemos hacerlo en casa.

Asimismo, se han creado aplicaciones móviles para la medición de tiempos y descansos que el empleado debe cumplir durante su jornada de teletrabajo. Estos están recomendados para descansar el cuerpo y la mente y mejorar los niveles de productividad. Por otro lado, algunos países se han enfocado en regular el teletrabajo a través de leyes que protegen y amparan a los empleados. Otorgándoles una regulación adaptada a este tipo de trabajo específico.

En definitiva, se abre un mundo nuevo muy interesante ante las empresas con el trabajo en remoto. Muchas posibilidades para aquellas empresas que sean capaces de implementar sistemas de teletrabajo eficaces, productivos y a la vez motivantes y satisfactorios para sus empleados.

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