Consejos para tener reuniones más eficaces

¿Cuánto tiempo dedicamos a hacer reuniones en el trabajo? ¿Son realmente productivas? ¿Se podrían optimizar?

En toda empresa es importante conseguir que las reuniones de trabajo sean lo más eficaces posible para evitar esa sensación de pérdida de tiempo. No siempre se puede prescindir de ellas y, por eso, es necesario aprender a gestionarlas para que de verdad sean beneficiosas para el equipo. ¿Cómo hacer reuniones eficaces en tu empresa? En Ofiprix te enseñamos en qué aspectos debes poner el foco y te damos algunos consejos para realizar reuniones efectivas de trabajo.

¿Cuáles son las 5P de las reuniones eficaces?

En la gestión de reuniones eficaces, es necesario controlar las conocidas como 5P: propósito, participantes, planificación, participación y perspectiva. Hacer un seguimiento de estos cinco puntos te ayudará a conseguir ese objetivo de que las reuniones de trabajo sean realmente provechosas. ¿Cómo funcionan estas variables?

Propósito

Es el motivo por el que se convoca una reunión. Si no hay un propósito claro y bien definido, es complicado que esa reunión sirva de algo para el equipo.

Define bien qué quieres conseguir con la reunión y sé muy concreto para que la conversación no se desvíe.

Los propósitos de una reunión pueden ser:

1. Hacer un anuncio.
2. Tomar una decisión conjunta sobre un tema determinado.
3. Debatir o poner en común ideas sobre algún tema concreto.

Participantes

Son las personas que estarán presentes en la reunión, ya sean miembros del equipo, socios, clientes de la empresa, etc.

A la hora de decidir esto se deben tener en cuenta diferentes aspectos como:

• El tamaño. Convocar a más o a menos personas de las necesarias puede distorsionar las conclusiones de la reunión.
• La homogeneidad del grupo. Esto facilitará la toma de decisiones y agilizará la reunión.
• El perfil profesional de los participantes. Dependerá del objetivo de la reunión y de lo que queramos conseguir con ella.

Planificación

Quien convoca la reunión tiene que tener muy presente este aspecto y organizar toda la información que necesita tanto para llevar a cabo su exposición como para afrontar posibles preguntas y dudas o plantear opciones a los participantes.

Participación

Para que la reunión se desarrolle correctamente, los asistentes deben seguir unas pautas que sirvan para lograr que las reuniones sean eficientes.

Es importante hacer una presentación al inicio para saber de qué va la reunión, dar unas instrucciones a los participantes, utilizar los medios adecuados para el desarrollo de la reunión, animar a los asistentes a participar y resumir al final cuáles han sido las decisiones tomadas o las conclusiones.

Perspectiva

Este punto consiste en evaluar, pasados unos días, las decisiones tomadas durante la reunión, las ideas que se pusieron sobre la mesa o los temas que se debatieron.

Una forma de hacerlo es pidiendo la opinión de los propios asistentes o con el método MDI para reuniones de trabajo. ¿En qué consiste?

• M: son los puntos a mantener porque salieron bien.
• D: son los puntos a detener porque no funcionaron.
• I: son los puntos nuevos para iniciar en reuniones futuras.

Consejos para tener reuniones efectivas de trabajo

Una vez que tenemos claros los cinco puntos más importantes a tener en cuenta a la hora de convocar una reunión de trabajo eficiente, también debemos considerar otros aspectos que nos ayudarán a mejorar el trabajo de nuestro equipo. Aquí tienes algunos consejos para que tus reuniones de trabajo sean efectivas:

1. Plantéate si la reunión es realmente necesaria o si se podría tratar ese tema por alguna otra vía, como puede ser un correo electrónico, una llamada telefónica o una circular.
2. Prepara bien la reunión, tanto si eres quien la convoca como si eres uno de los asistentes. Si te piden que asistas es porque se espera que participes en ella.
3. Define bien, de forma clara y concreta, cuál es el objetivo de la reunión y cuáles son los puntos a tratar.
4. Convoca únicamente a las personas involucradas en el tema de la reunión. No hagas que asistan personas innecesarias ni te dejes a nadie cuya presencia sea imprescindible.
5. Elige una fecha y una hora adecuadas para la reunión. Ten en cuenta la carga de trabajo de tu equipo, sus horarios y sus agendas y escoge siempre el momento que sea más cómodo para la mayoría.
6. Envía la convocatoria de reunión con tiempo para que todos los asistentes puedan planificarse.
7. Calcula previamente el tiempo que durará la reunión. Lo aconsejable es que una reunión no dure más de hora y media si realmente quieres que sea eficiente porque, de lo contrario, los asistentes perderán la atención y el interés.
8. Reserva siempre un tiempo para las preguntas y dudas que los participantes puedan tener al respecto.
9. Prepara el espacio para la reunión con todo lo necesario. Por ejemplo, el mobiliario, para tener las sillas de reuniones y la mesa de reuniones bien organizada y acorde al número de participantes Y también los medios, si necesitas una pizarra, un proyector, un ordenador o cualquier otro elemento necesario para la reunión.
10. Designa a la persona que guíe y modere la reunión porque es la única manera de llevar un orden para que ésta no se te vaya de las manos.
11. No te olvides del cierre de la reunión, en el que se exponen las conclusiones a las que se han llegado, las ideas aportadas o las decisiones tomadas. Si esto no se hace, los asistentes se marcharán con la sensación de haber perdido el tiempo.
12.  Redacta el acta de la reunión. Previamente, designa a la persona que tomará nota de todo para luego realizar esta tarea. Aunque todos los asistentes apunten lo que se va diciendo, el acta servirá después para asignar tareas más fácilmente y planificar la ejecución de las mismas de forma eficaz.

Para que la reunión sea eficiente, además, a todo esto hay que sumar la puntualidad en la asistencia, evitar distracciones con móviles y otros dispositivos o no interrumpir a quien expone sus ideas. Y, por supuesto, llevar a cabo las acciones que se derivan de las decisiones tomadas en la reunión. Solamente así lograremos que sea exitosa.