¿Cómo organizar una oficina?
Hoy te contamos cómo organizar una oficina de forma eficiente y ágil para tenerlo siempre todo a mano. Y es que en una oficina ordenada será mucho más fácil trabajar, seremos más productivos y nuestra concentración mejorará
Hoy te contamos cómo organizar una oficina de forma eficiente y ágil para tenerlo siempre todo a mano. Y es que en una oficina ordenada será mucho más fácil trabajar, seremos más productivos y nuestra concentración mejorará. Es una tarea que puede parecer sin importancia. Pero la organización de nuestra mesa de trabajo y nuestra oficina nos ahorrará tiempo y problemas. Será mucho más fácil encontrar la documentación que necesitamos. También tendremos más espacio para trabajar y nos será más fácil pensar en un espacio ordenado…
Por eso vamos a ver algunos aspectos de cómo organizar una oficina para que no se convierta en una tarea imposible. Todo lo que hay en nuestra oficina desde la mesa hasta el sistema de archivo debe estar pensado para ayudarnos a trabajar con comodidad. Y especialmente atención debemos poner en el orden. Evitar tener papeles encima de la mesa si no los estamos utilizando. O tener solo el material de escritorio que realmente necesitamos. ¡ Veamos cómo organizar una oficina!
¿Cómo ordenar los papeles de la oficina?
En una oficina se llegan a acumular muchos papeles, por eso es importante tenerlos bien organizados. Lo mejor es clasificarlo por uso: diario, habitual o esporádico. Debemos tener solo encima de la mesa la documentación que estemos usando. En segundo lugar tener a mano la que necesitamos en el día a día. Y finalmente, tener en archivos el resto de documentación que usamos menos frecuentemente. Se suele utilizar una cajonera con archivo para guardar estos documentos de uso diario. O bien un clasificador con diferentes compartimentos encima de la mesa. De esta forma estará a mano pero ordenado.
Los archivadores de cajonera también se utilizan para el resto de documentación que necesitamos consultar de forma más o menos contínua, aunque no sea cada día. Los archivadores definitivos es donde pondremos la documentación archivada que solo debemos consultar de forma esporádica.Y que no necesitamos tener a mano. Se pueden guardar en armarios. Dependiendo de la frecuencia de consulta se pueden guardar en nuestra oficina o en algún otro lugar cercano.
Gracias a la tecnología hoy en día ya no es necesario imprimirlo todo pero aún así generamos mucho papel. Asegúrate de descartar cada día la documentación que no necesitas. Una vez por semana haz limpieza de todo lo que puede ir a la basura. Si somos constantes y organizados esto nos evitará perder tiempo en buscar documentación.
¿Qué implica organizar una oficina?
Organizar una oficina implica tener en cuenta el espacio que disponemos y distribuirlo de la mejor manera posible. Desde los muebles a la iluminacion o la documentación y material a utilizar. Puede parecer muy complicado pero es solo cuestión de ir por partes. Debemos planificar lo que vamos a necesitar para poder trabajar con comodidad y todo a mano. No solo la mesa y la silla si no los elementos para guardar documentación como bucs, cajoneras, armarios… Dependiendo del espacio y de la cantidad de documentación que necesitemos necesitaremos más o menos espacio de archivo. También debemos pensar cómo organizar la documentación tanto la diaria como el archivo que vamos generando.
Papel, bolis, lápices, celo….el material de oficina que usas a diario tienen que estar a mano y juntos. Es importante que cada cosa tenga su lugar y cada vez que la uses la coloques en el mismo sitio. Ten el material necesario y un poco más pero con moderación. Todos tenemos material que no queremos que esté siempre a la vista. Nos será muy útil tener una cajonera con cajones de distintos tamaños en la que podamos guardar todo antes de irnos. Los cajones pueden tener organizadores interiores que también son muy útiles para ordenar elementos pequeños. Un espacio ordenado hará que trabajar nos resulte más fácil.
¿Cómo se debe mantener una oficina?
La principal regla para mantener una oficina es tener sólo aquello que sea imprescindible. En este caso menos es más y sobre todo cuando se trata de un espacio pequeño. Es muy importante que revises periódicamente la cantidad de elementos que tienes. Elimina todo lo que no necesitas realmente. Hacer limpieza es una buena manera de ordenar nuestras ideas y ver qué necesidades tenemos.
Ponte la obligación de hacer limpieza una vez a la semana. Debes ser consecuente, síguela a rajatabla. Cada semana debes eliminar todo lo que ya no necesitas. Aprovecha para revisar si debes ampliar el espacio de archivo. También es el momento de pasar a documentación definitiva lo que ya no necesitas a diario. De esta forma liberarás espacio en tu mesa. Ponte una estricta norma de hacerlo. El viernes antes de irte puede ser un buen momento. O el lunes a primera hora. Así empezarás la semana con una mesa despejada y tus ideas fluirán mejor.
¿Cuál es la mejor posición de un escritorio en una oficina?
Lo más importante a la hora de disponer el escritorio es pensar en la luz que tendremos. La luz natural aporta muchas ventajas por eso se recomienda poner el escritorio cerca de una fuente de luz natural. Si no, asegúrate de que está bien iluminado. Esto nos ayudará mucho a la hora de trabajar y evitará dolores de cabeza y molestias. En casa puedes poner la mesa bajo una ventana o cerca de ella para así aprovechar la luz natural.
En los despachos se suele poner el escritorio frente a la puerta de entrada de forma que al recibir visitas estemos de frente. Si necesitas atender visitas en tu mesa, asegúrate de colocar la mesa de forma que las veas llegar y tengan espacio para sentarse frente a ti. Pero lo más importante es asegurarnos de que tenemos el espacio adecuado para trabajar. Piensa donde es más cómodo tener la cajonera en tu día a día o si necesitas un archivador amplio junto a la mesa. ¿Qué movimientos tendrás que hacer durante tu jornada para consultar documentación?
Lo mejor a la hora de diseñar una oficina es dejarse aconsejar por un especialista. En Ofiprix te haremos una distribución de espacios sin ningún compromiso de compra por tu parte. De esa forma podrás ver cómo quedará tu oficina antes de decidirte.
¿Cómo organizar una oficina pequeña?
Hoy en día la mayoría de oficinas son pequeñas. Los espacios son cada día más justos y es necesario pensar muy bien la distribución.Conseguir tener todo lo que necesitamos en un espacio reducido puede ser un reto.Entonces, ¿cómo organizar una oficina pequeña? Siempre hay más espacio del que crees. Se puede conseguir espacio extra aprovechando rincones y colocando cajoneras bajo la mesa. Zonas que en principio pueden parecer perdidas pero a las que seguro podremos sacarle rendimiento.
Estudia bien tu espacio y piensa cómo podrías aprovechar cada centímetro para tener más espacios de almacenaje. Puedes colocar archivadores de bandeja encima de la mesa para tener la documentación ordenada. Y reduce al mínimo el material de oficina, ¡solo lo imprescindible! También existen todo tipo de estanterias que se adaptan a esquinas o espacios muy pequeños. Y aunque las sillas con brazos son más cómodas si el espacio es muy pequeño las sillas sin brazos ocupan menos espacio.
En una oficina pequeña se hace aún más necesario tener en cuenta cómo organizar una oficina bien, pensando en los detalles. Pensar que es verdaderamente necesario en nuestro día a día y eliminar todo lo superfluo. ¡No necesitas 25 bolis ni folios para un año! Reduce también los objetos personales, escoge uno o dos y que si son útiles aún mejor. Por ejemplo una taza que a la vez nos sirva para tener los bolis. Si quieres puedes consultar algunos de los consejos que te dimos para organizar una oficina pequeña. ¡Seguro que te serán muy útiles!