Cómo organizar un escritorio de oficina

De cara a empezar con buen pie esta nueva etapa en la oficina te proponemos algunas ideas sobre cómo organizar un escritorio de oficina de forma eficiente y tenerlo todo a mano sin que tu mesa se convierta en un batiburrillo de cosas. Seguro que tienes una de las mejores mesas de escritorio en tu casa, así que sigue estos consejos para sacarle el máximo partido ¡Vamos a verlo!

A la hora de organizar un escritorio lo primero de todo, debemos revisar el mobiliario del que disponemos. Contar con el mobiliario adecuado es fundamental para poder organizar de una forma correcta nuestro escritorio. Para ello los muebles más habituales son las cajoneras, los armarios, archivadores y otros complementos de oficina.

Ya es Septiembre y estamos todos de vuelta a la oficina o casi. De cara a empezar con buen pie esta nueva etapa en la oficina te proponemos algunas ideas de cómo organizar tu escritorio de oficina de forma más eficiente y tenerlo todo a mano sin que tu mesa se convierta en un batiburrillo de cosas, como suele sucedernos a todos.

Montones de cosas que muchas veces apenas usamos o solo puntualmente se van acumulando sobre nuestra mesa y al final los árboles no nos dejan ver el bosque. ¿A ti también te pasa? Pues hoy te vamos a contar como empezar de cero a ordenar tu escritorio y así conseguir que sea un espacio mucho más útil y organizado. ¡Vamos a descubrirlo!

Cómo organizar un escritorio de oficina desde cero

Lo mejor es empezar con una mesa limpia para saber exactamente de que espacio disponemos y como nos va a resultar más útil organizar el escritorio de oficina. Así que manos a la obra, vacía tu mesa dejando solo los elementos más pesados y que ya tienen un lugar fijo asignado como ordenador, impresora, teléfono....

Lo primero que tienes que hacer es comprobar que dichos elementos están colocados en el mejor lugar posible para que pueda trabajar de forma cómoda y con espacio. Para ello te irá bien revisar los consejos de ergonomía preventiva que te dábamos hace algún tiempo sobre distancias y colocación de la pantalla. Los elementos de más uso deben estar en la parte donde te sea más fácil cogerlos, en la derecha si eres diestro o en la izquierda si eres zurdo.

¿Qué puedes tirar y qué debes conservar?

Ahora es el momento para revisar cada objeto que has retirado de tu escritorio de oficina y seleccionar de forma consciente y consecuente cada uno; dejando a un lado aquellos que no has utilizado en bastante tiempo y posiblemente ya no vuelvas a utilizar.

Si se trata de papeles, revistas, cartas y documentos vencidos puedes optar por tirarlos; si en cambio se trata de objetos y documentos que ameritan ser guardados o archivados, dispón de un lugar idóneo para ellos en un cajón de almacenamiento fuera del alcance de la vista. Recuerda que en este caso, cuanto menos tenga encima de la mesa, mejor. Sólo necesitas los elementos que usas diariamente.

Lo que resulta realmente imprescindible y que por ningún motivo puedes dejar de lado son los accesorios para organizar tu escritorio para teletrabajar; estos son la base para mantener el orden sobre la superficie y eso los convierte en objetos esenciales.

Lo que podrías hacer es reemplazarlos si consideras que ya no van con el estilo decorativo de tu oficina, si están deteriorados o si, definitivamente, ya no están cumpliendo una función importante sobre el escritorio.

Organiza los artículos que necesitas a mano

Documentos, folios, bolígrafos, lápices, cinta adhesiva; así como todo el material de oficina que sueles usar a diario tienen que estar a la mano y organizados en un mismo espacio.

Así que otro paso que debes aprender sobre cómo organizar un escritorio de oficina es agrupar estos elementos de uso habitual y ordenarles dentro de una misma zona, y así tenerlos siempre a la vista.

Es importante que cada artículo tenga su lugar y espacio definido en la superficie del escritorio. Igualmente, si quieres que las ideas para organizar un escritorio de oficina funcionen, debes acostumbrarte a tomar los artículos, usarlos y colocarlos en su sitio cada vez. Será la única forma para encontrar cada cosa rápidamente y más importante aún, para mantener la organización del escritorio durante un tiempo prolongado.

Lo ideal para una jornada de trabajo normal y con todo el jaleo que conlleva es tener sobre el escritorio el material necesario y hasta un poco más pero sin excesos que saturen la superficie al punto de limitar tus movimientos u ocasionarte que derrames accidentalmente tu café sobre documentos importantes.

La mejor forma de organizar los folios y papeles, es disponiendo de los siguientes accesorios para escritorio de oficina:

Organizadores multiuso: con uno de estos podrás mantener discretamente ordenados los documentos y folios que no deben permanecer a la vista; así como aquellos que requerirás durante la jornada pero no de forma inmediata. Mientras organizas tus folios, también tendrás un lugar práctico para almacenar otros artículos de uso frecuente.

Cajones de almacenamiento: para colocar en orden y mantener fuera del campo visual folios, documentos, hojas de reciclaje que no sueles utilizar con frecuencia o que, definitivamente ya no usas pero no es recomendable desechar. Los folios son elementos que tienden a desorganizarse, por lo que si no se usan lo más recomendable es mantenerlos en un espacio aparte.

Un cajón archivador: que te permita tener ordenados los papeles; ya sean documentos pendientes, expedientes u otros folios que ameritan ser resguardados de forma organizada. Una zona de archivadores también podría funcionar en este caso.

Tener una cajonera siempre cerca

¿Cómo organizar un escritorio de oficina con cajones? Todos tenemos material que usamos  y que no queremos que esté siempre a la vista. Por un motivo estético, pues demasiadas cosas encima de la mesa pueden ser una molestia, o porque quizás sean elementos que no queremos tener a la vista de todos. Para ello nos será muy útil tener una cajonera con cajones de distintos tamaños en la que podamos guardar.

La mayoría de mesas ofrecen la opción de cajonera con distintos tipos de cajones, piensa bien cual te irá mejor a la hora de organizarte. Además los cajones disponen de organizadores interiores que también son muy útiles a la hora de ordenar elementos pequeños. Un espacio ordenado hará que trabajar nos resulte más fácil.

Si tu mesa no dispone de cajonera fija siempre puedes encontrar algún espacio bajo ella para colocar una cajonera con ruedas que te será muy útil, sobre todo si tiene ruedas y puedes moverla. Pero si tu mesa es muy pequeña para colocar una cajonera debajo tendrás que buscar otro espacio donde colocar estos accesorios de escritorio, ya sea en una pequeña cajonera metálica sobre la mesa o en un armario cercano o un carrito multiusos con ruedas que tengas cerca. ¡Hay muchas opciones seguro que encuentras una que funcione para ti!

Una zona de archivo

Depende del uso que le des al archivo puedes tener de varios tipos. Lo que uses a diario deberías tenerlo cerca, por ejemplo en el último cajón de tu cajonera ordenado con carpetas colgantes, y lo que utilices más puntualmente puede estar en un armario y cajón archivador metálico que tengas lo suficientemente cerca. Esto te permitirá también levantarte de vez en cuando y así darle un descanso a tu cuerpo, porque estar demasiadas horas seguido sentado puede ser perjudicial para nuestra salud. Aquí tienes algunos consejos para hacer algo de ejercicio mientras trabajas, pero nada mejor qué andar y levantarse de vez en cuando.

Un calendario a la vista

Tienes un calendario en el ordenador, uno en el móvil y otro en la tablet, pero el clásico calendario de papel mensual sigue siendo una herramienta muy útil en la oficina. Puedes colocarlo al lado del ordenador y seguro que te ahorrarás mucho tiempo al visualizar el mes completo en un simple golpe de vista.

También puedes hacerte con uno de esos diseños geniales que puedas colgar en tu mood board o en tu tablero de corcho; lo ideal es que encuentres el modelo que te resulte más práctico de usar. Con este diseño colgante podrás ahorrar un poco de espacio sobre tu escritorio y apuntar tus citas u otros detalles que no quisieras olvidar.

Organiza constantemente

Si continuamente organizas y recolocas las cosas en su sitio, al final será mucho más fácil tenerlo todo siempre organizado. Recuerda que también es recomendable levantarse del asiento cada cierto tiempo y cambiar la postura corporal para evitar dolencias y malestares musculares, ¡y qué mejor excusa para levantarte que la necesidad de organizar todo!

Si consigues convertir la organización de tu escritorio de oficina en un hábito, el orden de este se mantendrá a lo largo del tiempo, podrás encontrar cualquier documento u objeto en un abrir y cerrar de ojos y evitarás pérdidas de tiempo y de concentración innecesarias buscando por todos lados.

Al final del día pueden ser solo cinco minutos, pero si los acumulas durante una semana, quincena o mes se convertirán en horas de trabajo perdidas. ¡El tiempo empleado en organizar es tiempo que ganas en productividad!

Reduce los adornos

Siempre es bueno tener algún elemento que nos anime o nos recuerde buenos momentos vividos; sobre todo cuando volvemos tras las vacaciones o cuando las jornadas se nos hacen muy largas. Sin duda, esos pequeños recuerdos pueden ser una forma de animarnos a seguir.

Después de organizar tu espacio de trabajo puedes mantener tus objetos personales. Sin embargo, tener demasiados objetos encima de la mesa podría implicar que tu mente permanezca un largo rato funcionando para procesarlos; de esta forma y sin notarlo podrías tener focos de distracción frente a ti que te impidan mantener un buen nivel de concentración.

Por ello, si te preguntas ¿cuáles objetos puedo colocar sobre el escritorio? Es importante escoger bien y colocar encima de tu mesa un máximo de 3 artículos pequeños y que no ocupen demasiado espacio. Objetos que te hagan sentir cómodo, a gusto y que animen tu jornada sin suponer una sobrecarga de espacio o un ente de distracción.

No abuses de los post-it

Un post-it en el ordenador puede servir para tener un recordatorio sobre un evento puntual, pero si acabas llenando la pantalla de ellos no te servirán de nada. Úsalos con prudencia y crea solamente un par de notas.

Para crear recordatorios haz buen uso del calendario que revisas con mayor frecuencia o crea recordatorios en tu móvil; así ocuparás menos espacio visual y pueden ser igual de efectivos o más. ¡No te vuelvas loco con los post-it!

Aprovecha las paredes

Otra opción para organizar un escritorio de oficina y ganar espacio es usar las paredes o elementos verticales que no ocupen espacio del escritorio pero que permitan tener al alcance de la vista los elementos que necesitas.

Puedes añadir todo tipo de complementos: vasos para material de oficina, pequeñas estanterías para libretas y blocs de notas; también pueden ser el lugar perfecto para colocar esos recuerdos que nos apetece tener cerca y no te olvides de un foco de iluminación que complemente la luz natural. Activa tu creatividad y aprovecha los espacios en paredes y techos.

Por ejemplo, los mood board pueden ser útiles para tener objetos importantes a tu alcance, los corchos para notas, los calendarios de pared y más; el espacio de tu mesa no es el único disponible para tener todo a la vista.

Los paneles perforados están de moda y además de decorativos pueden ser muy prácticos a la hora de ganar espacio extra sin saturar la superficie de tu escritorio. ¡Apúntate a usarlos y ganar espacio extra en tu mesa!

¿Sabes ya cómo organizar un escritorio de oficina? Con la superficie limpia y despejada te sentirás con más fuerzas para ordenar tu escritorio de forma inteligente y empezar a trabajar nuevamente con más ganas de explotar tu potencial y aumentar tu rendimiento en el espacio laboral.

Esperamos que estas ideas sobre cómo organizar un escritorio de oficina te ayuden a empezar de cero con excelentes vibras y energías positivas. Porque también en los escritorios aplica la premisa “menos, es más”. Así que, ¡ponte manos a la obra cuanto antes!