Cómo ordenar el archivo

Hoy te contamos cómo ordenar el archivo. Un archivo ordenado es la clave para conseguir ser más eficaz a la hora de buscar documentación. Estos consejos pueden ayudarte si estás pensando en ordenar el archivo.

Ordenar el archivo es uno de esos momentos terroríficos en una oficina, sobre todo porque no sabes por dónde empezar.  Te lo puedes tomar como un castigo o bien considerar que es el momento de conseguir mejorar tu archivo y por fin deshacerte de todo lo que te está lastrando. Y ordenar de una forma clara que te facilite el trabajo. ¡Está en tu mano! Piensa que es el momento perfecto para reorganizar tu archivo y tener todo mucho más accesible y fácil de localizar. Abrir el archivo y verlo todo ordenado y a mano será un premio que bien vale un poco de esfuerzo, ¿no te parece? Pues lo primero es saber que lo conseguirás, dedicándole tiempo. Pero no sólo un día, si no que debe ser algo sistemático. Primero un buen día de trabajo y después ir organizando cada día. Pero no te preocupes, ahora te contamos cómo conseguir ese reconfortante efecto de abrir el archivo y que sea tu amigo, en vez de tu peor enemigo. Para que localizar cualquier documento sea mucho más fácil y rápido. ¡Esperamos ayudarte!

Todo fuera para ordenar el archivo

El primer paso será sacar todo lo que tienes en el archivo para volver a llenarlo de forma ordenada y metódica. Saca todos los documentos y archivadores y ves colocándola en montones. Dejando aparte lo que sea para tirar seguro.  Y creando otro montón con la documentación que no estás segura si descartar o guardar en otro montón para después volver a él. Lo que seguro que necesitas conservar irá en un tercer montón. Lo que es para tirar ya lo puedes ir poniendo directamente en bolsas de basura para llevar a reciclar al punto más cercano. Es importante librarse de todo lo que ya no necesitamos y ocupa espacio tanto físico como mental. Esto es una de los preceptos más claros de la filosofía de Marie Kondo sobre la que ya hemos hablado en otros artículos. Quizás sería bueno que le eches un vistazo.

Limpia el archivo en profundidad

Aprovecha que ahora está vacío para limpiar el archivo a fondo. Es el momento perfecto para que tu archivo brille de limpio. es muy probable que desde que se instaló no se haya vuelto a limpiar a fondo...así que va siendo hora. Es el momento de dejarlos a punto para recibir a sus nuevos inquilinos.

Revisar y renovar los archivadores

También es un buen momento para revisar los archivadores, carpetas o todo aquello que utilices para archivar tus documentos.  Revisar si están todas en buen estado y homonegeneizarlas para que sean todos iguales y ofrezca un aspecto más profesional. Quita todas las que estén mal o no te gusten y tíralas. Si cuando acabes de colocar todo, necesitas más ya calcularás las que necesitas y podrás ir a comprarlas para que tu archivo quede perfecto.

Deshazte de todo lo que no sea necesario

Sí, este paso es muy complicado. Tendemos mucha documentación, por si un día la necesitamos. Pero al final tenemos el archivo lleno de un montón de documentos inútiles. Vuelve a revisar el montón de quizás y quédate sólo con lo que estás segura que en algún momento necesitarás. También puedes plantearte escanearlo de forma que sólo ocupe espacio en tu ordenador.

Ordenar por categorías

La documentación que vas a guardar debe estar ordenada claramente de forma que te sea fácil encontrarla. Lo primero que debes es decidir qué categorías principales utilizarás para clasificarlos. Habrán diferentes tipos de oficinas que tendrán diferentes tipos de categorías, pero el sistema general será el mismo. Tienes que descifrar un sistema que clasifique los archivos de manera significativa. Y clara de forma que sea muy fácil encontrar cada cosa. Es un tema importante así que piénsalo bien, dedícale tiempo y el resultado final será que tu archivo funcionará mucho mejor. Dentro de cada categoría, puedes desarrollar una lista de subcategorías que te ayudarán a ser más concreto aún. Cualquier hoja de papel que se tenga que archivar tiene que poder ubicarse según dos términos, la categoría general y la subcategoría

Y colócalo con lógica...y por colores

Es importante que puedas verlo todo a simple vista para que sea rápido y eficiente. E. Por ello se utilizan los archivos con archivadores colgantes que de un simple vistazo se puede entender todo. Pero también puedes utilizar una división en colores que te ayude. Utiliza un sistema de codificación por colores. Esto suena simple, pero puede ser una manera muy efectiva para organizar los archivos con el fin de acceder a ellos de manera rápida. Decide cuántas categorías diferentes tendrás en el sistema de organización de archivos y luego utiliza diferentes fólderes coloridos según esa cantidad

Archivadores y armarios

Los archivadores y armarios son la solución para los problemas de archivo. En ellos encontrarás el espacio necesario, tanto si tienes un pequeño archivo como uno de gran tamaño. Existen distintas opciones que se ajustan a cada necesidad. Pensadas para ayudarte a ordenar el archivo de la forma más eficiente posible. También encontrarás archivos ignífugos y de gran resistencia como los archivadores metálicos. O que aguanten un gran peso. Todo está pensando, déjate aconsejar por profesionales.

Ordenar el archivo contínuamente es la clave

Y no te olvides que todo el trabajo no se hace un día y listo. Cada vez que saques o pongas algo debes ordenar el archivo para que no se vuelva un caos. Si lo haces cada vez será mucho menos trabajo que hacerlo todo de golpe. De esta forma tu archivo siempre estará listo para hacer su trabajo y a ti te costará mucho menos tiempo encontrar cualquier documentación necesaria. Esperamos que estos consejos te ayuden a la hora de ordenar el archivo de tu oficina. Ponerse a ello supone un gran esfuerzo por eso ya que te pones….mejor hacerlo a fondo y bien para que no te toque repetirlo hasta dentro de mucho tiempo. ÇSeguro que todo el mundo lo notará y tu serás mucho más eficaz a la hora de encontrar cualquier documentación. Feliz semana.