Cómo elegir un archivador de documentos

Aun en estos tiempos seguimos teniendo documentación y papeles que necesitan de un archivador de documentos. Hoy te contamos cómo escogerlo para que no se convierta en un dolor de cabeza.


Tener un archivador es necesario en cualquier lugar donde se desee mantener el orden. Así como mantener fuera del alcance ciertos objetos y artículos que no sean de uso frecuente. Para de esta forma hacer que perdure la impresión de amplitud visual dentro del espacio.


Para esto, es necesario saber elegir un archivador de documentos adecuado. El que más te convenga de acuerdo a tus necesidades y dependiendo del tipo de documentación a guardar. Por ello, en el siguiente artículo encontrarás algunos tips e ideas necesarios para que escojas el mejor modelo.


Tipos de archivadores:


Las empresas siempre buscarán elegir uno o varios archivadores de documentos para almacenar sus expedientes y folios. Si no tienes claro que es lo que necesitas, te será de gran ayuda contar con un listado de opciones como la que encontrarán a continuación:
Archivo de carpetas: ideales para clasificar grandes cantidades de folios con la ayuda de carpetas colgantes.
Armarios: estos suelen ser diseñados en metal o madera y cuentan con diversas puertas y baldas para colocar tanto documentos como artículos de trabajo de uso puntual.


Multigavetas: estos resultan útiles para resguardar tanto documentos como material de trabajo importante.
Archivos para planos: ideales para empresas de arquitectura y construcción; cuentan con el diseño ideal para almacenar planos elaborados en formato A0 y A1.
Archivo de madera para planos: estos suelen ser fabricados en metal y melamina; al igual que los archivos anteriores, son ideales para almacenar documentos de gran tamaño.
Cajoneras: pueden ser de madera o metal. Suelen contar con rueditas, aunque también se pueden encontrar modelos estáticos. Generalmente se colocan cerca del escritorio debido a su tamaño tan personal.

Cajoneras

Más tipos de archivadores


Estanterías: estos sistemas modulares suelen contar con baldas cuya composición puede soportar el peso de un gran número de carpetas o libros. Dependiendo del tipo de material y el peso que tenga será más recomendable utilizarlas de un tipo de material u otro. Por ejemplo si vamos a colocar muchos libros el peso será grande por lo que las estanterías metálicas pueden ser la mejor solución.
Archivo móvil para oficina: es ideal para crear bibliotecas rodantes en la oficina. Suelen ser ergonómicos, silenciosos y constar no solo de un mueble, si no de un set completo que puede variar de cantidad según su tamaño. Muy útiles para el almacenaje de expedientes en oficinas legales y jurídicas.
Importancia de elegir un archivador de documentos

El archivador de documentos


Además de mantener los espacios de trabajo en orden y los documentos bajo resguardo resulta importante escoger un archivador de documentos porque:
Optimizarás el nivel de productividad y rendimiento de tu empresa o departamento de trabajo. En las empresas suelen existir aspectos que resultan difíciles de monitorear para la oportuna toma de decisiones. Al incorporar archivadores de documentos será más sencillo almacenar todos los datos referentes a esas áreas para facilitar el acceso oportuno a ellos.
Podrás reducir los costos. Al elegir un archivador de documentos apropiado estarás ahorrando gastos de operatividad asociados a la gestión documental. Además, contar con los archivadores de documentos adecuados te garantizará un ahorro en espacio que antes de su adquisición quizás estabas desaprovechando.
• Esos archivos o documentos confidenciales podrán permanecer bajo un resguardo confiable luego de que te decidas a instalar tu archivador de documentos o mini bodega de archivos en tu empresa. Resulta primordial darle importancia a la elección consciente de un archivador de documentos, ya que estos, podrían salvar a tu empresa de ser posibles víctimas de usurpación de identidad u otros delitos afines.


¿Cómo elegir un archivador de documentos?


Antes de elegir el archivador de documentos para tu empresa, es necesario verificar de forma consciente que se trate del mobiliario que cubra el mayor abanico de expectativas posible.


De nada servirá escoger un archivador de documentos que no cuente con la capacidad de almacenamiento necesaria en la empresa. O, por el contrario, la supere ocasionando el uso inadecuado de los espacios.

Con estos tips y consejos podrás elegir un archivador de documentos adecuado para tu empresa u oficina:
Evalúa su precio. Es posible que el precio del que escogiste sea menor al que presente otras opciones que ya hayas visto. Pero incluir un servicio de envío, que en total podría superar el precio de otras opciones, es importante al tratarse de elementos con mucho volumen. Revisa cuidadosamente las diversas opciones disponibles antes de decantarte por una de ellas.
Resistencia y durabilidad. Aunque parezca que las hojas y carpetas son ligeras, cuando estas se acumulan generan un volumen y peso significativo. Por ende, lo ideal es elegir un archivador de documentos resistente, capaz de soportar el peso de grandes cantidades de folios sin riesgos de accidentes. Generalmente estos son fabricados en melamina, metal o en madera. Procura no escoger mobiliario fabricado con un material endeble que al final se acabará combando o incluso rompiéndose. Debes calcular el peso que deberá soportar y en base a ello dejarte aconsejar sobre qué tipo de archivador será mejor.

Más aspectos a tener en cuenta al elegir tu archivador


Alto nivel de seguridad. Los archivadores de documentos deben contar con un sistema de bloqueo y seguridad. Sobre todo si se trata de mobiliario adquirido con el objetivo de almacenar material de carácter confidencial. Además de ello, debido a su peso deben contar con características de seguridad y protección ergonómica para quienes deban manipularlo.
Tamaño y capacidad. Aunque no lo parezca, el tamaño del archivador de documentos que escojas para tu empresa sí importa. E importa porque deben coincidir las medidas y la capacidad del mobiliario con las del espacio que tengas disponible para su instalación. Y no provocar un desaprovechamiento del espacio o bien que enseguida esté lleno y tengas que adquirir más que no sabes bien donde colocar. De igual manera, lo ideal será elegir un archivador de documentos que resulte útil a largo plazo para la empresa

¿Ya tienes claro qué tipo de archivador escoger?

Estos son los aspectos más importantes que debes tener en cuenta. Pero también resulta necesario que el mobiliario te permita cubrir otros detalles asociados al cuidado y mantenimiento de los documentos y a su perdurabilidad a través del tiempo. Debes asegurarte que los documentos estarán resguardados el tiempo que deban permanecer archivados.

Archivadores Strong

Por ello, el archivador de documentos además de ser seguro, resistente y contar con un precio adecuado, deberá permitir el almacenamiento correcto de todos los archivos, sin importar su tamaño. También deberá impedir por completo el contacto de los documentos con la luz. Así como el paso del polvo al interior de los compartimientos y evitar que cojan humedad para que esta no afecte a los documentos que se resguardan en su interior.

Si deseas saber cómo elegir un archivador de documentos, esperamos que atendiendo estos tips y consejos podrás escoger el archivador más adecuado para tu empresa. Pero nunca está de más dejarse aconsejar por un profesional cuando se trata de una gran cantidad de material el que debemos almacenar así como si es documentación confidencial que debe permanecer protegida durante mucho tiempo.

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