Cómo elegir un archivador de documentos

El archivador de documentos es un elemento clave en cualquier oficina por eso escogerlo es un momento importante. Revisamos en qué debes fijarte para elegirlo.

El archivador de documentos, un elemento clave de la oficina

Tener un archivador es necesario en cualquier lugar donde se desee mantener el orden. Especialmente en una oficina. Pero también nos sirve mantener fuera del alcance ciertos objetos y artículos que no son de uso frecuente. O que son personales, como el bolso o la documentación personal. De esta forma podemos hacer que perdure la impresión de amplitud visual dentro del espacio de oficina.

Pero es necesario saber elegir un archivador de documentos adecuado a cada necesidad. El que más te convenga de acuerdo a tus necesidades de archivo. Pero también de la cantidad de documentación y material que manejas a diario o de forma habitual. Por ello, en el siguiente artículo encontrarás algunos tips e ideas necesarios para que escojas el mejor modelo.

Archivador de documentos: tipos

Las empresas siempre buscan uno o varios archivadores de documentos para almacenar sus expedientes y folios. Y será de gran ayuda contar con un listado de opciones como la que encontrarán a continuación:

– Archivo de carpetas: ideales para clasificar grandes cantidades de folios con la ayuda de carpetas colgantes.
– Armarios: estos suelen ser diseñados en metal o madera. También cuentan con diversas puertas y baldas para colocar tanto documentos como artículos de trabajo de uso puntual.
– Multigavetas: estos resultan útiles para resguardar tanto documentos como material de trabajo importante.
– Archivos para planos: ideales para empresas de arquitectura y construcción. Cuentan con el diseño ideal para almacenar planos elaborados en formato A0 y A1.
– Archivo de madera para planos: estos suelen ser fabricados en metal y melamina. al igual que los archivos anteriores, son ideales para almacenar documentos de gran tamaño.

Otros archivadores de documentos para oficina

• Cajoneras: pueden ser de madera o metal. Suelen contar con rueditas, aunque también se pueden encontrar modelos estáticos. Generalmente se colocan cerca del escritorio debido a su tamaño tan personal.
• Estanterías: estos sistemas modulares suelen contar con baldas. Su composición puede soportar el peso de un gran número de carpetas. En las carpetas se suelen almacenar documentos de uso frecuente en el área administrativa.
• Archivo móvil para oficina: es ideal para crear bibliotecas rodantes en la oficina. Suelen ser ergonómicos, silenciosos y constar no solo de un mueble sino de un set completo que puede variar de cantidad según su tamaño. Muy útiles para el almacenaje de expedientes en oficinas legales y jurídicas.
Importancia de elegir un archivador de documentos

Ventajas de un archivador de documentos

El archivador de documentos nos ayuda a mantener los espacios de trabajo en orden y los documentos bajo resguardo. Pero también resulta importante escoger un archivador de documentos porque:
• Optimizarás el nivel de productividad y rendimiento de tu empresa o departamento de trabajo. En las empresas suelen existir aspectos que resultan difíciles de monitorear para la oportuna toma de decisiones. Al incorporar archivadores de documentos será más sencillo almacenar todos los datos referentes a esas áreas. Y facilitar el acceso oportuno a ellos.
• Podrás reducir los costos. Al elegir un archivador de documentos apropiado estarás ahorrando gastos de operatividad asociados a la gestión documental. Además, contar con los archivadores de documentos adecuados te garantizará un ahorro en espacio. Un espacio de oficina que antes de su adquisición quizás estabas desaprovechando.
• Esos archivos o documentos confidenciales podrán permanecer bajo un resguardo confiable. Por eso es importante que te decidas a instalar tu archivador de documentos o mini bodega de archivos en tu empresa. Resulta primordial darle importancia a la elección consciente de un archivador de documentos. Estos podrían salvar tu empresa de ser posibles víctimas de usurpación de identidad u otros delitos afines. E incluso de un incendio, si escoges archivadores ignífugos.

¿Cómo elegir un archivador de documentos?

Lo primero que debemos hacer es verificar de forma consciente que se trate del mobiliario que cubra el mayor abanico de necesidades posible. Es decir debemos saber qué necesitamos guardar y cómo.
De nada servirá escoger un archivador de documentos que no cuente con la capacidad de almacenamiento necesaria en la empresa. O, por el contrario, la supere ocasionando el uso inadecuado de los espacios. Con estos tips y consejos podrás elegir un archivador de documentos adecuado para tu empresa u oficina:

Pasos para elegir tu archivador de documentos

• Evalúa su precio. Es posible que el precio del que escogiste sea menor al que presente otras opciones que ya hayas visto. Revisa cuidadosamente las diversas opciones disponibles antes de decantar por una de ellas.
• Resistencia y durabilidad. Aunque parezca que las hojas y carpetas son ligeras, cuando estas se acumulan generan un volumen y peso significativo. Por ende, lo ideal es elegir un archivador de documentos resistente. Debe ser capaz de soportar el peso de grandes cantidades de folios sin riesgos de accidentes. Generalmente estos son fabricados en melamina, metal o en madera. Procura no escoger mobiliario fabricado con un material visiblemente endeble.
• Alto nivel de seguridad. Los archivadores de documentos deben contar con un sistema de bloqueo y seguridad. Sobre todo si se trata de mobiliario adquirido con el objetivo de almacenar material de carácter confidencial. Además de ello, debido a su peso, deben contar con características de seguridad. Y también de protección ergonómica para quienes deban manipularlo.
• Tamaño y capacidad. Aunque no lo parezca, el tamaño del archivador de documentos que escojas para tu empresa sí importa. E importa porque deben coincidir con las del espacio que tengas disponible para su instalación. Asegúrate de las medidas. Y si es necesario haz que un profesional las tome.

Otras ideas a tener en cuenta

En este orden de ideas, si escoges un archivador más grande tendrás que devolverlo. Porque no cabrá en el espacio o puede que quepa pero restarás espacio necesario para otros fines. Por el contrario, al escoger uno más pequeño quizás pierdas la oportunidad de almacenar una mayor cantidad de documentos. Escoger un archivador de menor capacidad o de mayor de la necesaria, es un mal negocio. Teniendo en cuenta lo caro que resulta el espacio de oficina.

De igual manera, lo ideal será elegir un archivador de documentos que resulte útil a largo plazo para la empresa. Aparte también resulta necesario que el mobiliario te permita cubrir otros detalles asociados al cuidado. Pero también al mantenimiento de los documentos y a su perdurabilidad a través del tiempo.

Por ello, el archivador de documentos debe ser seguro, resistente y contar con un precio adecuado. Pero además debe permitir el almacenamiento correcto de todos los archivos, sin importar su tamaño. Revisa el tipo de documentación que utiliza tu empresa y comprueba que podrá contenerla.

También deberá impedir por completo el contacto de los documentos con la luz. Así como el paso del polvo al interior de los compartimientos. Y equilibrar las variaciones de humedad, para que estas no afecten a los documentos que se resguardan en su interior.

Esperamos que con estos tips y consejos podrás escoger el archivador más adecuado para tu empresa. Pues se trata de una decisión importante y que afectará a todos los empleados a corto y largo plazo.