Cómo archivar con el método Marie Kondo

La oficina es un lugar en el que resulta imprescindible que todo esté organizado para un buen funcionamiento y un rápido acceso a todo lo que necesitamos. Por eso hoy vamos a revisar cómo archivar con el método Marie Kondo para conseguir una oficina mucho más ordenada y que nos ayude a trabajar mejor y de forma más efectiva.

Seguro que has oído hablar del método Konmari que ha revolucionado el orden tanto en nuestro hogar como en la oficina. La Japonesa Marie Kondo se ha hecho mundialmente famosa gracias a su libro "La magia del orden" una guía perfecta para organizar nuestro entorno y con ello nuestra vida que se ve afecta por un entorno caótica que nos sobrepasa. Y es que tendemos a acumular papeles inútiles, objetos repetidos que no necesitamos y una infinidad de por si acaso...que convierten nuestra oficina en un auténtico caos. Y dificultan nuestro trabajo diario aunque no nos demos cuenta. Una de las bases de su método es la organización de nuestro entorno y la oficina es un lugar en el que esto resulta imprescindible para un buen funcionamiento y un rápido acceso a todo lo que necesitamos, especialmente del archivo. Pero Marie Kondo asegura que el orden también nos ayuda a vivir mejor nuestra vida y nos hace sentir más motivados, seguros y con mucha más energía a la hora de realizar cualquier tarea. El libro de Marie Kondo se enfoca, especialmente, a la organización del hogar, pero algunas de las herramientas que  expone podrían ser igualmente aplicables a nuestro lugar de trabajo y ayudarnos a conseguir un entorno mucho mejor para concentrarnos y ser eficientes.  Por eso hoy vamos a revisar cómo archivar con el método Marie Kondo para conseguir una oficina mucho más ordenada y que nos ayude a trabajar mejor y de forma más efectiva.

Todo de una vez

Empieces por la categoría que empieces debes hacerlo todo a la vez. Es decir que si vas a organizar tus papeles de la oficina, los debes reunir todos juntos y una vez los tengas todos empezar a organizarlos. Así funciona mucho mejor el método según Marie Kondo. Ya que al ver todos los papeles juntos nos ayudará a entender qué necesitamos y qué no y qué categorías debemos crear para poder tener todo organizado. Aunque al principio parezca una tarea imposible verás que si te pones a ello lo conseguirás y el resultado final será mucho mejor y rápido que si lo hace poco a poco o por zonas.

Empieza por tirar todo lo que está claro que no es necesario

El primer paso es librarnos de todos los papeles que vemos que ya no necesitamos guardar. Sea porque ya no son necesarios, porque tenemos copia en el ordenador, porque ese tipo de documentación ya no la utilizamos....o porque simplemente los guardamos en un momento dado por si lo necesitábamos y ya no son necesarios. Muchas veces guardamos documentación que no necesitamos y que solo hacen que ocupar espacio físico y mental. Además todo lo que sea posible debe quedar guardado en el ordenador o en un medio digital que nos será mucho más rápido de consultar. A la hora de decidir tirar algo nos asalta la duda de si podríamos necesitarlo después o que tirarlo sería desperdiciarlo. En esta situación lo que debes hacer es preguntarte si ese objeto sigue desempeñando su función y calcular la media del uso que le has dado durante el último año. Si no lo usas de forma habitual o lo has sustituido por otro, debes desecharlo pues ya no es necesario para ti.

Categorías

Una vez hemos desechado todo lo que no necesitamos nos será más fácil decidir qué categorías necesitamos. Los papeles pueden organizarse en tres categorías: actualmente en uso, requeridos por un periodo limitado y para conservar indefinidamente.  Así que debemos separarlos en estos tres tipos. Quizás al hacerlo nos demos cuenta que seguíamos guardando cosas que no necesitamos y que deben ir a la papelera. Y dentro de cada categoría podemos crear una subcatalogación conforme a la frecuencia de uso: ocasional y de uso frecuente. De esta forma tendremos claramente definidos aquellos papeles que necesitamos usar de una forma continuada mientras que habrá otros que raramente utilizaremos y estarán archivados juntos. Esto nos facilitará mucho el acceso a ellos y saber siempre donde podremos encontrar un tipo de documentación concreta.

Archivar de forma sencilla y juntos

Es muy importante que nuestro archivo sea claro y que podamos verlo de un simple vistazo. Marie Kondo está en contra de usar etiquetas y marcadores que sobresalgan porque la propia catalogación del archivo nos debe ya ayudar a encontrarlos rápidamente. Piensa que debemos evitar la saturación de mensajes del espacio de trabajo ya que eso nos perjudica. Si podemos utilizar separadores o marcadores interiores dentro del archivador o caja para poder encontrar con facilidad lo que necesitamos. Pero en el exterior debemos evitarlo, en la medida de lo posible. También propone que todo el archivo esté junto para facilitar la tarea de buscar cualquier documentación. Si esto no es posible debemos guardar cerca los de uso frecuente y en un lugar más apartado aquellos que hemos definido de uso ocasional. Además nos propone archivar en vertical para ver siempre todo lo que hay. Este en el tema papeles puede ser bastante complicado pero si podemos tenerlo en cuenta cuando se trata de material que podamos guardar de forma vertical con facilidad. La última parte del libro recoge los beneficios "mágicos" que aporta la organización. Disfrutar de un entorno limpio nos ayudará a encontrar a primera vista lo que necesitamos pero también supondrá un cambio de pensamiento en nosotros que nos ayudará a ver las cosas más claras. Y en la oficina nos ayudará a ser mucho más directos y efectivos a la hora de realizar nuestras tareas ya que no estaremos obstaculizados por los millones de objetos y mensajes de información que habitualmente nos rodean. Pruébalo y ya nos contarás que tal te ha funcionado el cambio. Feliz semana.