El archivo en la oficina

Archivar es una de las tareas que más nos desagrada, así que rara vez encontramos tiempo para poner orden en el desorden. Para evitar ese desorden es preciso, crear una cultura archivística, lo que significa normalizar esta tarea y diseñar un sistema de archivo que satisfaga las necesidades de la oficina tanto presentes como futuras.

En toda compañía existen tres tipos de archivo:

• Archivo del puesto: es el archivo para documentación que está en trámite, de uso muy frecuente por parte de un usuario, y que tiene que estar al alcance de su mano. Para este tipo de archivo podemos usar desde cajoneras con archivador incluido, archivadores metálicos de diferentes tamaños o  armarios con carpetas colgantes, dependiendo de las necesidades de cada puesto buscaré el sistema más adecuado.
• Archivo departamental: en éste se conservan documentos que son utilizados con mucha frecuencia por todas las personas que integran un departamento, y cuyo trámite ya ha finalizado. El sistema recomendable para este archivo es conservar los documentos en armarios, donde ordenadamente se colocan en carpetas AZ. Se utilizan armarios metálicos o melamínicos que pueden incluir carpetas colgantes para un acceso más ágil a la documentación.

• Archivo Corporativo: en este archivo se conservan aquellos documentos que tienen un valor histórico o legal, y por lo tanto no son eliminados, y aquellos que se conservan por otros motivos internos de la empresa, y que se consultan de forma muy esporádica. Se recomienda la utilización de cajas de archivo, para documentos imperecederos. Para este tipo de archivo de gran volumen existen sistemas específicamente diseñados para ocupar poco espacio ofreciendo un gran volumen de archivo, es el llamado almacenamiento móvil.  Estos sistemas permiten liberar espacio reduciendo costes de almacenamiento y liberar valioso espacio de oficina.